Características
►Definición
Con carácter general, el término ACTA se utiliza para la denominación de los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Aquí me voy a referir al ACTA DE ÓRGANO COLEGIADO, por la que se deja constancia de lo sucedido en una reunión, de los acuerdos tomados, de las deliberaciones, de las intervenciones, etcétera.
►Características
La redacción de las actas obliga a la concisión, la selección y la síntesis de los contenidos, la claridad narrativa y también la estructura visual del documento. Se escribirá en presente de indicativo, aunque la redacción del documento sea
posterior a la reunión. Para referirse a cualquiera de los intervinientes, incluso al propio redactor del documento, que será el secretario o secretaria del órgano colegiado, se utilizará la tercera persona del singular. Solo en la fórmula final el
secretario escribirá en primera persona del singular.
La fecha del ACTA corresponderá al día en que se celebró la reunión, con independencia de la fecha de la redacción.
Escribiremos sin sangrado en el comienzo de los párrafos.
No se usan tratamientos protocolarios.
►Observaciones
• Es habitual el uso de oraciones impersonales en la redacción de las actas, por lo que aparecen oraciones gramaticalmente incorrectas:
* Se aprueba el acta por los miembros presentes.
* Los miembros presentes aprueban el acta.
* Por los consejeros se tramitarán los acuerdos previos a la asamblea.
* Los consejeros tramitarán los acuerdos.
• La redacción administrativa exige la ausencia de cualquier tipo de discriminación lingüística, también por razón de sexo. Así, los cargos se escribirán en el género que corresponda a la persona que lo ejerza: el presidente o la presidenta; el
secretario o la secretaria.
• No se usarán los tratamientos protocolarios (excelentísimo, ilustrísimo, etcétera). Como regla general las referencias son señor o señora, seguido del apellido. Cuando los intervinientes se expresen en función de su cargo, este se indicará sin añadir nombres o apellidos: El rector informa de que…; El representante del profesorado afirma que…
• Cuando una sigla o un acrónimo aparecen por primera vez hay que explicar su significado: Universidad Complutense de Madrid (UCM). Más adelante, dentro del mismo documento, ya no es necesario.
►Referencias legislativas
La LRJ-PAC, recoge este tipo documental en su artículo 27.