Presentación
Recogemos aquí un muestrario, no exhaustivo, de tipos documentales que se usan frecuentemente en el ámbito universitario. Hasta veintidós modelos de documentos quedan recogidos.
Son, todos ellos, modelos que se pueden encontrar en el Manual de Documentos Administrativos de la Unidad de Formación UCM. Los cursos de Modernización del lenguaje administrativo y de Documentos administrativos forman parte habitual del programa de formación desde el año 2010 y han tenido una demanda creciente por parte de los empleados públicos de la Complutense.
Lo más importante: la interiorización de que los documentos administrativos son el principal medio de comunicación entre ciudadanos y Administración. Y para que esa comunicación se produzca realmente, sea eficaz, es muy importante que el lenguaje sea claro y que la estructura de los documentos obedezca a un diseño homogéneo y con coherencia, dentro de la legibilidad. Y por supuesto, atendiendo a la normativa.
Aunque la referencia más relevante, siempre, es la del Manual de documentos administrativos (MDA) (2003) del Ministerio para las Administraciones Públicas, hay otros manuales que ofrecen modelos más específicos de la Universidad. Más concretamente, el Manual de documents i llenguatje administratius (2004), de la Universitat Jaume I, de Castellón. Pero también el de Documents administratius universitaris (2003), en su edición electrónica, de la Universitat de Barcelona. En lo que se refiere al correo electrónico ha sido fundamental (lo desarrolla muy bien) el Manual del lenguaje administrativo del Ayuntamiento de Madrid (2007). Claro que todas estas obras son para uso interno del personal de administración y servicios de sus instituciones. Para explicar el concepto, funciones y características de los documentos administrativos es muy útil la obra Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje como aspecto de la actividad administrativa (2009), que recoge y actualiza, en gran medida, lo contenido en el MDA. A falta de un manual de estilo propio de la UCM, lo que aquí se presenta pretende ser una guía básica.
Las disposiciones legislativas de referencia son aquellas que más directamente determinan cuáles son los documentos, qué elementos deben incorporar y cómo deben hacerlo. En primer lugar, la normativa básica, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC) en su versión consolidada. Importante también para la regularización y normalización de documentos administrativos y material impreso es el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre. También las Directrices de técnica normativa que persiguen hacer más comprensibles a los ciudadanos los textos legislativos. Para mejorar y facilitar las relaciones de los ciudadanos con la Administración General del Estado (AGE) es el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo. Este RD desarrolla aspectos concretos de la LRJ-PAC, en relación con solicitudes, escritos y comunicaciones, y de los documentos que las acompañen, dirigidas a las administraciones públicas. Por último, el RD 366/2007, de 16 de marzo, que recoge en su capítulo III aspectos formales que deben tener impresos y documentos para que sean comprensibles por personas con discapacidad.