La transferencia es el proceso mediante el cual se traspasa la documentación de los archivos de oficina al Archivo UCM y de un Archivo a otro, y con ella la responsabilidad de su custodia y tratamiento. No es una simple “descarga” de documentos por lo que debe ser previamente autorizada por el Archivo UCM y se tendrá en cuenta:

- Que toda la documentación se encuentra instalada en cajas normalizadas de archivo, según el modelo establecido por el Archivo.

- En la parte exterior de las cajas tan sólo se hará constar una numeración única y correlativa a lápiz (nunca relación de contenido).

 - Deben evitarse las cajas demasiado llenas, que podrían abrirse o desfondarse, o demasiado vacías, en las que la documentación tiende a doblarse.

- Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, gomas, anillas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. Igualmente deben evitarse las carpetillas colgantes.

- Paralelamente, la unidad administrativa deberá realizar un listado detallado de la documentación a transferir en el que consten, para cada caja, al menos los siguientes datos:

* Número de caja o signatura

* Contenido  o serie documental

* Fechas extremas de la documentación contenida en la caja

 Este listado deberá remitirse al Archivo preferiblemente mediante correo electrónico agucm@rect.ucm.es. Una vez recibido el listado, el Archivo propondrá las modificaciones necesarias, en su caso, y acordará con la unidad administrativa la fecha del traslado de la documentación.

 Al recibir las cajas, el Archivo cotejará su contenido con lo señalado en el listado. En caso necesario, reclamará o devolverá la documentación que proceda o modificará los datos del listado. 

El Archivo enviará a la unidad administrativa dos copias impresas de la Relación de Entrega, firmadas y selladas. La unidad administrativa devolverá una de ellas, igualmente firmada y sellada por el responsable de la unidad. Todas estas recomendaciones están extraídas de las Normas de Entrada y Salida de Documentación del Archivo General aprobadas por Orden 1/2007, de 20 de junio, de la Secretaría General.[Seguir leyendo...]