Uso del correo electrónico, sistema de comunicación entre unidades y GEISER
Notas sobre el uso del correo electrónico, sistema de comunicación entre unidades y GEISER y la conveniencia de utilizar cada uno de ellos.
Correo electrónico
El correo electrónico se utilizará para transmitir información o enviar documentos que no tengan relevancia en un procedimiento. No debe utilizarse para comunicaciones o notificaciones entre unidades o a interesados dentro de los procedimientos.
Este sistema de comunicación tiene muchas ventajas por su inmediatez, pero tiene algunos inconvenientes respecto de las soluciones que se han diseñado:
Sistema de comunicación entre unidades
Esta solución permite el envío de documentos entre unidades administrativas de la Universidad, dejando constancia de la tramitación: unidad que lo recibe, fecha de recepción, etc. Asimismo, conserva la información y la documentación que se haya tramitado.
El correo electrónico se utilizará para transmitir información o enviar documentos que no tengan relevancia en un procedimiento. No debe utilizarse para comunicaciones o notificaciones entre unidades o a interesados dentro de los procedimientos.
Este sistema de comunicación tiene muchas ventajas por su inmediatez, pero tiene algunos inconvenientes respecto de las soluciones que se han diseñado:
- No acredita de manera segura la recepción de la información o los documentos.
- Se pierde la “trazabilidad” del envío.
- Los documentos quedan en el ordenador de cada persona y no en herramientas dónde queda constancia de la gestión y los documentos se custodian de manera segura tanto para su conservación como para el cumplimento de la normativa sobre protección de datos.
Sistema de comunicación entre unidades
Esta solución permite el envío de documentos entre unidades administrativas de la Universidad, dejando constancia de la tramitación: unidad que lo recibe, fecha de recepción, etc. Asimismo, conserva la información y la documentación que se haya tramitado.
El sistema nos ofrece dos opciones:
1.- Enviar uno o más documentos que se firmarán dentro del procedimiento (el proceso incluye el envío al portafirmas). En el proceso se podrá seleccionar uno o varios firmantes, incluso visto bueno. Después, podemos anexar para su envío, los documentos que sean necesarios.
2.- Enviar documentos sin que tengan que pasar por la firma, bien porque ya están firmados o bien porque no llevan firma.
Más información sobre este desarrollo en la web: https://www.ucm.es/comunicaciones-entre-unidades
GEISER
Con la entrada en funcionamiento del Sistema de comunicación entre unidades, no se debe usar el sistema de registro GEISER para el envío de documentación entre unidades, ya que aporta menos evidencias y menos información que el Sistema que se ha desarrollado.
GEISER es un sistema de registro que, desde las unidades de gestión, debe utilizarse sólo para las siguientes actuaciones:
Con la entrada en funcionamiento del Sistema de comunicación entre unidades, no se debe usar el sistema de registro GEISER para el envío de documentación entre unidades, ya que aporta menos evidencias y menos información que el Sistema que se ha desarrollado.
GEISER es un sistema de registro que, desde las unidades de gestión, debe utilizarse sólo para las siguientes actuaciones:
- Recepción de solicitudes o de escritos de otras Administraciones Públicas o Instituciones.
- Envío de solicitudes a otras Administraciones Públicas o Instituciones.