Algunos de los aspectos que presenta la regulación del ministerio para la gestión de programas de doctorado son:

• La asignación de un tutor en el momento de la admisión.
• Documento de actividades del doctorando y registro obligatorio de un Plan de investigación asociado a la tesis.
• La asignación del director como máximo a los tres meses desde que el doctorando ha sido admitido en el programa de doctorado.
• La firma de un Compromiso Documental de Supervisión del Doctorando individual entre el doctorando y la UCM, en el que se establecerán las funciones de supervisión entre ambas partes.
• Inscripción de la tesis doctoral
• Seguimiento del doctorando

Procedimiento de asignación de Tutor/a

En el proceso de admisión al programa de doctorado, a cada persona admitida le será asignada la tutorización por parte de la comisión académica. Corresponderá a PDI con grado de doctor con acreditada experiencia investigadora perteneciente al programa de Doctorado del curso académico correspondiente. Su función será velar por la relación del doctorando con la comisión académica del programa. La Comisión podrá modificar el nombramiento con posterioridad si fuera necesario.

Cuaderno de actividades personalizado

Una vez se produzca la matriculación en el programa, se abrirá para cada doctorando el cuaderno de actividades personalizado en el que deberá reflejar todas las actividades de interés para el desarrollo del doctorado. Este documento será regularmente revisado por tutor/a y dirección de tesis y evaluado anualmente por la comisión académica responsable del programa de doctorado. Corresponde a las figuras de tutorización y dirección la responsabilidad de acreditar ante la Comisión que los datos registrados son ciertos.

La Universidad Complutense de Madrid cuenta con una herramienta de software de acceso web (RAPI2) que alberga el documento de actividades del doctorando como una base de datos. Los directores y tutores tienen acceso a los cuadernos de actividades de sus alumnos dirigidos y/o tutorizados. La comisión académica del programa tendrá también acceso a los cuadernos de actividades de todos los alumnos matriculados.

Procedimiento de asignación de dirección de tesis

La asignación de la dirección de la tesis a cada estudiante se producirá en el plazo máximo de tres meses desde su matriculación. La dirección de la tesis podrá ser coincidente o no con el tutor al que se refiere el apartado anterior. La comisión académica, oídos los estudiantes y tutores y las propuestas de dirección, deberá asignar a cada doctorando un director/es de tesis doctoral. Para ello, cada estudiante deberá entregar en el plazo que se establezca y por los medios que se indiquen el modelo 057 de inscripción de tesis y el compromiso documental. Una vez revisados y aprobados por la comisión académica, quedará formalizada la inscripción de la tesis y la asignación de dirección.

Todo doctorando debe tener, al menos, un director de tesis perteneciente al programa de doctorado, pudiendo proponer una codirección con doctores ajenos al programa que cumplan con los criterios establecidos por la normativa para la dirección de las tesis doctorales.

La comisión académica, oído al doctorando, director y tutor podrá modificar el nombramiento del tutor o director de un doctorando en cualquier momento del periodo de realización del doctorado, siempre que concurran razones justificadas. Para solicitar un cambio o inclusión de director/es de tesis se deberá presentar en la secretaría de estudiantes el impreso para la "Inscripción / Modificación del Proyecto de Tesis Doctoral" (Modelo 057) debidamente cumplimentado y firmado. Dicha solicitud se deberá acompañar de un curriculum vitae de la dirección propuesta si no perteneciera al programa de doctorado.

Compromiso documental de supervisión del doctorando

La UCM establecerá las funciones de supervisión de los doctorandos mediante compromiso documental firmado por la comisión académica, el doctorando, el tutor y su director. Este documento incluye un procedimiento de resolución de conflictos. También contempla los aspectos relativos a los derechos de propiedad intelectual e industrial, así como el régimen de la cesión de los derechos de explotación que integran la propiedad intelectual e industrial que puedan generarse en el ámbito del programa de doctorado y de la tesis que se realiza y que serán regulados por la comisión de doctorado de la UCM, de acuerdo con la legislación vigente europea y nacional y a lo establecido en los estatutos de la UCM.

El “Compromiso documental de supervisión del doctorando”, que consta de 4 hojas, se deberá presentar por triplicado, con firmas originales (excepto la firma del responsable de la Comisión Académica del programa de Doctorado).

MEMCIÓN DOCTORADO INTERNACIONAL: Si se cumplen una serie de requisitos, el doctorando podrá optar a la mención internacional que le otorga un valor añadido a su tesis doctoral. Mas información sobre la mención internacional.

MENCIÓN DOCTORADO INDUSTRIAL: En el caso de tesis doctorales en el marco de colaboraciones con empresas, se deberá tener además en cuenta el marco legal europeo y nacional regulador de los derechos sobre invenciones y de las ayudas de estado a la investigación, desarrollo e innovación. Más información para la mención de doctorado industrial.

TESIS EN COTUTELA: En el caso de tesis en régimen de codirección con otras instituciones, se hará constar en el convenio preceptivo el régimen de participación en la explotación de potenciales resultados de la investigación. Más información sobre tesis en co-tutela.

Inscripción de la tesis doctoral

El impreso de inscripción de tesis tiene tres ejemplares (para la Comisión Académica, para el interesado y para la Secretaría del Centro), tiene que incluir las firmas originales (excepto la firma del responsable de la Comisión Académica del programa de Doctorado).

Con este impreso de inscripción de tesis se inscribe por primera vez la tesis doctoral y se podrán solicitar modificaciones posteriormente si fuera necesario.

Seguimiento del doctorando

La comisión académica del programa de doctorado establecerá los mecanismos de evaluación y seguimiento de los doctorados, ajustándose a lo dispuesto en el RD99/2011, la normativa de doctorado de la UCM y las propuestas contenidas en el presente documento de verificación. Se hará un seguimiento de las actividades formativas de obligado cumplimiento, de tal modo que su incumplimiento será objeto de un informe negativo de seguimiento anual en la evaluación conjunta.

La comisión académica del programa velará igualmente que las tesis se realicen en el tiempo proyectado, a través de los mecanismos de evaluación del cuaderno de actividades personalizado. El PDI que dirija la tesis será responsable de revisar las actividades que el doctorando anota en su Cuaderno de Actividades Personalizado. En él se anotarán los resultados y conclusiones de las actividades formativas, así como observaciones relativas al desarrollo de la investigación que el director considere oportunas. Director y tutor emitirán un informe [Doc] [Pdf] paralelo al Cuaderno de Actividades en el que se valorará el trabajo del doctorando y se confirmará la validez de los contenidos del Cuaderno de Actividades Personalizado.

Tal y como establece el artículo 14.3 del referido real decreto, el tribunal que evalúe la tesis dispondrá del documento de actividades del doctorando, con las actividades formativas llevadas a cabo por el doctorando. Este documento de seguimiento no dará lugar a una puntuación cuantitativa pero sí constituirá un instrumento de evaluación cualitativa que complementará la evaluación de la tesis doctoral. De acuerdo, a su vez, con lo estipulado en el artículo 15 del referido real decreto, la estancia y actividades desarrolladas por el doctorando para la obtención de la mención “Doctor Internacional”, se incorporarán al documento de actividades del doctorando.

Antes de la finalización del primer año el doctorando elaborará un Plan de Investigación a través de la aplicación RAPI2 que podrá mejorar y detallar a lo largo de su permanencia en el programa. Este plan incluirá al menos la metodología a utilizar y los objetivos a alcanzar. El proyecto debe estar avalado por el tutor y el director, contar con el visto bueno de la comisión académica del programa. Todos los años, se tendrá que generar y actualizar el Plan de Investigación

Todas las actividades que se registren y actualicen en el Documento de Actividades, así como el Plan de Investigación, deben ser puestas en estado “para revisar” para que puedan ser revisadas por tutor/a y director/a.

Anualmente, en las fechas establecidas en el calendario de evaluación conjunta ,  la Comisión Académica del programa evaluará el Plan de investigación y el registro de actividades junto con los informes que a tal efecto deberán emitir el tutor y el director. Para ello tendrá en cuenta el cumplimiento de las actividades formativas obligatorias u optativas previstas en el programa de doctorado, la consistencia del Plan de Investigación y su adecuación a la Tesis Doctoral, y el cumplimiento de las tareas planeadas y los resultados conseguidos.

La evaluación positiva será requisito indispensable para continuar en el programa. En caso de evaluación negativa, debidamente motivada, el doctorando deberá ser evaluado de nuevo en el plazo de seis meses, a cuyo efecto elaborará un nuevo Plan de Investigación. En el supuesto de producirse nueva evaluación negativa, el doctorando causará baja definitiva en el programa. Esta decisión podrá ser recurrida ante la comisión de doctorado de la UCM.

Calendario de evaluación conjunta