MODELO PARA LA CREACIÓN DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL

Descripción

Se ofrece un servicio de gestión de la información siguiendo las técnicas más avanzadas de Documentación. El proceso pasa por la digitalización de los documentos del cliente en un entorno controlado para la creación de su propio Centro de Documentación Digital.

¿Cómo funciona?

Hoy en día, empresas, organizaciones, instituciones e incluso particulares disponen de la capacidad para generar cantidades ingentes de documentos de todo tipo. En muchos casos, esta capacidad de generación lleva asociado un problema: el exceso de información. Para evitar este problema, los documentos, sean del tipo que sean y en cualquiera de los soportes que podamos imaginar, deben ser recuperables de manera eficaz y hacerse disponibles rápidamente. Para ello es necesario que la información documental haya sido organizada y se disponga de un sistema de gestión y recuperación apropiado.

Los sistemas de análisis, organización, gestión y recuperación de la información que ofrece la Documentación como Ciencia deben evolucionar y adaptarse a las nuevas tecnologías de la información y comunicación para proporcionar técnicas y herramientas cada vez más potentes y eficaces. Un grupo de investigadores del Dpto. de Biblioteconomía y Documentación de la Facultad de Ciencias de la Información de la UCM, bajo la dirección del profesor Juan Carlos Marcos Recio, ofrece a las empresas un servicio para la creación de su propio Centro Digital de Documentación con las técnicas documentales apropiadas que permitan personalizar la gestión de la información documental a cada cliente.

El servicio está enfocado a empresas relacionadas con la Información y la Documentación (agencias de publicidad, productoras, revistas, colecciones de fotografías, textos, etc.), ya que suelen tener grandes archivos documentales. Por tanto, se trabaja principalmente con documentos en formatos papel (periódico y revista), fotografía, vídeo y audio. La metodología de trabajo comprende básicamente la selección y análisis de los documentos, su digitalización y su organización en bases de datos de acceso para el personal de la empresa. Esta metodología se puede extender en varias fases como:

  • Entablar relaciones con los medios de comunicación que puedan estar interesados en digitalizar sus colecciones.
  • Examinar la colección, estableciendo tipologías de documentos.
  • Determinar el tipo de digitalización más adecuado para cada tipología documental.
  • Proceder a la digitalización de los documentos.
  • Proceder a un análisis documental exhaustivo de cada uno de los documentos digitalizados.
  • Incorporar el documento digital con su correspondiente registro documental digital a la base de datos y a la página de Publidocnet y/o de su empresa.

Publicitar y dar a conocer los resultados entre los miembros de la comunidad académica y entre los profesionales de los medios.

Centro de Documentación Digital del Cartel Publicitario
Centro de Documentación Digital del Cartel Publicitario. Amplia colección de más de 3.000 carteles, en soportes muy diferentes (tela, cerámica), y de los objetos y marcas más insospechados. El propietario decidió digitalizar esta joya para los estudiosos y amantes de la publicidad. El resultado está accesible on-line, vía Publidocnet, para cualquier interesado que desee saber cómo eran los carteles de los años 50, la evolución de la publicidad en España, o por ejemplo, la historia del papel de la mujer en publicidad.

Ventajas

La introducción de tecnologías digitales en línea para el análisis pormenorizado y recuperación de la información mediante Centros de Documentación Digital permite la organización, gestión y rápido acceso de los usuarios a la información precisa en el menor tiempo posible. En muchos casos el proceso de creación o mantenimiento de un Centro de Documentación Digital permite valorizar la información disponible, lo que supone un importante beneficio para la empresa.

Además, se ofrece la posibilidad de publicar en Internet las bases de datos generadas con el Centro de Documentación Digital de la empresa a través del propio espacio virtual de la empresa o bien a través de PubliDocNet. De esta forma, la visibilidad de su empresa o del medio queda garantizada.

¿Dónde se ha desarrollado?

La introducción de tecnologías digitales en línea para el análisis pormenorizado y recuperación de la información mediante Centros de Documentación Digital permite la organización, gestión y rápido acceso de los usuarios a la información precisa en el menor tiempo posible. En muchos casos el proceso de creación o mantenimiento de un Centro de Documentación Digital permite valorizar la información disponible, lo que supone un importante beneficio para la empresa.

Además, se ofrece la posibilidad de publicar en Internet las bases de datos generadas con el Centro de Documentación Digital de la empresa a través del propio espacio virtual de la empresa o bien a través de PubliDocNet. De esta forma, la visibilidad de su empresa o del medio queda garantizada.

Y además

PubliDocNet, el Centro Documental para la Conservación del Patrimonio Publicitario Español en Internet gestionado por investigadores y alumnos de Publicidad y Documentación de la UCM.
PubliDocNet, el Centro Documental para la Conservación del Patrimonio Publicitario Español en Internet gestionado por investigadores y alumnos de Publicidad y Documentación de la UCM.

A los clientes interesados en crear su Centro de Documentación Digital se les ofrece la posibilidad de recurrir a PubliDocNet, el Portal de Documentación Publicitaria en Internet creado por el grupo de investigadores dirigido por el profesor Marcos Recio con la colaboración activa y permanente de los alumnos de la UCM.

PubliDocNet surgió como lugar de aprendizaje y exposición del trabajo de estudiantes y profesionales de la publicidad. La ilusión y dedicación de los profesores y, sobre todo, de los más de tres mil alumnos que han participado en PubliDocNet hasta la fecha, han propiciado el crecimiento en contenido, material, bases de datos y trabajos expuestos en el portal a un ritmo imparable, hasta convertirse, hoy en día, en una referencia nacional imprescindible en materia de publicidad on-line.


Contacto

Complutransfer

© Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación – UCM
Facultad de Medicina. Edificio Entrepabellones 7 y 8.
C/ Doctor Severo Ochoa, 7. 28040 Madrid.
otriutt@ucm.es


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Clasificación

COMPLUTRANSFER

Ciencias Sociales y Jurídicas

Ciencias de la Información

Responsable científico

Juan Carlos Marcos Recio: jmarcos@ccinf.ucm.es

Dpto. Biblioteconomía y Documentación 
Facultad de Ciencias de la Información