Preguntas frecuentes (FAQ)

Firma Electrónica de Actas

Procedimiento de Firma Electrónica de Actas

12 may 2020 - 11:14 CET

Firma electrónica de actas

 

Introducción

La firma electrónica de actas complementa el procedimiento actual de calificación de actas web evitando la necesidad de imprimir el acta en papel, su posterior firma manuscrita por parte de todos los profesores y la consolidación en la secretaría de alumnos del centro.

 

Como resultado, el procedimiento de firma de actas se simplifica ya que el procedimiento se puede realizar desde cualquier equipo que cumpla con los requisitos descritos en la siguiente sección y se agiliza ya que una vez firmada el acta por todos los profesores la calificación se consolida en el expediente del alumno.

 

Requisitos previos

La calificación de actas a través de la aplicación web alojada en https://geaportal.ucm.es/ no requiere de nuevos requisitos técnicos, sin embargo, para realizar la firma electrónica de actas se requiere:

 

  1. Disponer  de un sistema de firma electrónica reconocido por la plataforma @firma. Entre ellos se encuentran el certificado de persona física, el de empleado público o el DNI electrónico. Puede consultar el procemiento para solicitar un certificado de empleado público en este enlace: Certificado AP
  2. Deberá tener instalado en su ordenador el programa Autofirma, que se puede descargar en el siguiente enlace: Autofirma
  3. Y además, deberá estar conectado directamente en la red UCM a través de la VPN.
  4. Activar la firma electrónica de actas en GEA.

 

La activación de la firma electrónica de actas en GEA es un proceso que sólo es necesario realizar una única vez. Esta opción se activa a través de la aplicación de calificación de actas web:

Activación Gea

 

Figura. 1. Activación de la firma electrónica de actas

 

Como medida de cautela, el portafirmas electrónico de la UCM sólo está accesible desde la red UCM ya sea por WIFI, cable o en remoto a través del servicio de VPN (http://www.ucm.es/ssii/red-de-comunicaciones).  

La firma electrónica de las actas se realizará a través del portafirmas electrónico de la UCM  https://firma.ucm.es/pfirma/.

  

Verificación del equipo donde se realizará la firma

En la actualidad es necesario disponer de un equipo de sobremesa o portátil para realizar el proceso de firma. Para verificar que el equipo es adecuado para realizar la firma de actas hay que acceder al portafirmas electrónico a través de la URL https://firma.ucm.es/pfirma/.

 

 Pantalla inicial de portafirmas electrónico

 

Fig. 1. Pantalla inicial del portafirmas electrónico.

 

En la parte inferior derecha de la pantalla inicial del portafirmas (ver Fig. 1) puede encontrarse un enlace que permite acceder a una web que automatiza la comprobación del equipo. En caso de que el equipo no cumpliese algunos de los requisitos, también se proponen medidas para que el equipo pueda cumplirlo. 

La dirección del validador es: https://validador.guadaltel.es/validator/?force_autofirma=true

Procedimiento

De manera esquemática el proceso completo de calificación de actas y firma electrónica consta de los siguientes pasos:

1. Calificación de actas web. Aunque este paso no cambia sustancialmente, a modo de resumen, consta de las siguientes fases:

1.1. Calificar a los alumnos.

1.2. Publicar el acta.

1.3. Cerrar el acta. En este punto, cuando el proceso de firma electrónica está habilitado, GEA muestra un mensaje (ver Figura 3) indicando que este acta tiene un tratamiento digital, es decir, que se va a firmar electrónicamente.

 

2. Firma electrónica del acta. Cuando un documento está pendiente de firma, habitualmente recibirá un aviso en el correo electrónico de la UCM indicándo que tiene un documento pendiente de firma e incluyendo un enlace directo al documento a firmar (ver Fig. 3). No obstante y ya que el aviso puede retrasarse, es posible acceder directamente al portafirmas. Los pasos a seguir para realizar la firma del acta(s) son los siguientes:

2.1. Entrar al portafirmas a través de la URL https://firma.ucm.es/pfirma/. El portafirmas tiene una interfaz y utiliza una metáfora similares a la de la bandeja del correo electrónico (ver Fig. 4).

2.2. Seleccionar el documento a firmar. Una vez seleccionado, se habilitará (en color verde) para firmar el / los documentos (ver Fig. 5). Al pulsar en dicho botón, aparecerá una ventana emergente para confirmar el proceso de firma. Por defecto, se incluye un campo de observaciones, no obstante, para la firma de actas no es necesario utilizarlo (ver Fig. 6).

2.3. Apertura de Autofirma y selección el certificado. Al pulsar la opción de firmar, se abrirá la aplicación de Autofirma y como primer paso se mostrará una lista con todos los certificados instalados en el equipo.

2.4. Firma del documento(s). Una vez seleccionado el certificado, se realizará la firma del documento(s) y estos desaparecerán de la bandeja de entrada. Nótese que es posible acceder a los documentos firmados a través de la bandeja “Terminadas” (ver Fig. 8).

 

En caso de que un acta requiera la firma de más de un profesor, este acta puede ser firmada en paralelo y el portafirmas se encargará de integrar todas las firmas en un único documento de acta.

 

 Mensaje de aviso al cerrar el acta

Fig. 2. Mensaje de aviso al cerrar el acta.

 

 Aviso documento pendiente de firma electrónica

 

Fig. 3. Aviso de documento pendiente de firma electrónica en el portafirmas electrónico de la UCM.

 Bandeja de entradas del portafirmas electrónico de la UCM

 

Fig. 4. Bandeja de entradas del portafirmas electrónico de la UCM.

 

 

Fig. 5. Documento a firmar seleccionado. Una vez seleccionado aparece la opción de firmar el / los documentos seleccionados.

 

 Ventana de confirmación de firma. No es obligatorio incluir una observación.

 

Fig. 6. Ventana de confirmación de firma. No es obligatorio incluir una observación.

 

 Ventana de selección de certificado. Es necesario asegurarse de seleccionar el certificado AP.

 

Fig. 7. Ventana de selección de certificado. Es necesario asegurarse de seleccionar el certificado.

 

 

 Bandeja de peticiones terminadas. Se listan los documentos firmados por el usuario o usuaria.

 

Fig. 8. Bandeja de peticiones terminadas. Se listan los documentos firmados por el usuario o usuaria

 

Fin. Una vez el acta desaparece de la carpeta “Pendientes” y pasa a la carpeta “Terminadas” del portafirmas no es necesario realizar ningún paso más. Cuando el acta esté firmada por parte de todos los docentes, quedará consolidada.

En el caso de que un acta requiera la firma de más de un docente, el acta puede ser firmada en paralelo y el portafirmas se encargará de integrar todas las firmas en un único documento de acta.