APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN INTEGRAL DE PRÁCTICAS EXTERNAS (GIPE)

Descripción

La aplicación informática de Gestión Integral de Prácticas Externas (GIPE) constituye una potente herramienta para gestionar el complejo entramado que suponen las prácticas académicas externas, tanto las de carácter curricular como las extracurriculares. Cubre todas las fases del proceso de gestión de prácticas, llevando a cabo, entre otras muchas funciones, las siguientes:

  • Gestión de convenios: alta de entidades colaboradoras, generación de convenios según los modelos de la universidad, remisión de los mismos y gestor de archivos en base de datos integrada.
  • Preinscripción y admisión de estudiantes, en el caso de que la asignatura sea optativa.
  • Publicación de la oferta de prácticas de las entidades colaboradoras (previamente validadas por un responsable).
  • Asignación del estudiante a una práctica concreta (con posibilidad de elección entre distintos procesos de selección, según lo adoptado en cada titulación), con designación de tutor académico y del tutor de la entidad colaboradora. Generación de documentación (Anexo del estudiante) según plantilla de la universidad.
  • Informes de estudiantes mayores de 28 años en relación con la contratación de seguros de accidentes.
  • Seguimiento individualizado de la práctica, con participación del estudiante, del tutor académico y del tutor de la entidad colaboradora (con un sistema de alarmas para comunicar retrasos en la entrega de los instrumentos de seguimiento)
  • Generación de informes a partir de los instrumentos de evaluación.
  • Certificación de la práctica y generación de los certificados de Tutor/a de Prácticas Externas.

En la actualidad, GIPE se utiliza en todas las facultades de la UCM, así como en la Oficina de Prácticas y Empleo (OPE), encargada de las prácticas de carácter extracurricular. Gestiona aproximadamente unas 15.000 prácticas de estudiantes al año y cuenta con una base de datos de unos 18.000 convenios con entidades colaboradoras. Es también la aplicación informática utilizada en la Universidad de Alcalá de Henares (UAH) para gestionar sus prácticas curriculares y extracurriculares.

¿Cómo funciona?

Se trata de una plataforma alojada en los servidores propios de la UCM que incorpora las diferentes fases que se han de llevar a cabo en la gestión de prácticas, así como un acceso diferenciado con gestor de usuarios a los distintos actores que participan del proceso: gestores administrativos y responsables académicos (https://gipe.ucm.es/admin), así como estudiantes (https://gipe.ucm.es) y entidades colaboradoras (https://gipe.ucm.es/empresas).

El programa está desarrollado en PHP y funciona con el servidor web Apache. Se trata de una plataforma totalmente personalizable a otras instituciones educativas y está diseñada de un modo totalmente flexible, con innumerables opciones de configuración para adaptarse a las peculiaridades de la gestión de prácticas de los distintos centros de una universidad tan grande como es la UCM.

Ventajas

La adopción de GIPE en las instituciones permite la digitalización y automatización de la gestión de prácticas externas de estudiantes, lo que redunda en la consecución de entornos más eficientes, ágiles y menos burocráticos. Entre otras ventajas derivadas de su adopción, cabría destacar las siguientes:

  • Facilita la adopción de criterios objetivos para la asignación de prácticas y de tutores a los estudiantes.
  • Permite generar criterios válidos para colaborar y seleccionar entidades que ofrecen puestos de prácticas externas, a partir de la información disponible proporcionada por las distintas partes implicadas.
  • Integra, mediante la generación de indicadores, la evaluación de las prácticas en los sistemas de Garantía de la Calidad de las titulaciones y en las memorias de seguimiento de los títulos.
  • Genera una base de datos para poner de manifiesto el “historial” de colaboración entre las empresas e instituciones y la universidad, lo cual redundará en una mejor coordinación entre los responsables de las facultades y las entidades.
  • Permite detectar a los alumnos (dentro de las encuestas de inserción laboral de la universidad) que han sido contratados por entidades colaboradoras tras haber realizado sus prácticas en dichos centros.
  • Mejora la imagen de la universidad frente a las entidades colaboradoras y facilita los contactos entre los tutores académicos y los tutores internos.

¿Dónde se ha desarrollado?

La idea de desarrollar una aplicación para gestionar las prácticas de estudiantes se concreta por primera vez a través de un Proyecto de Innovación Educativa concedido a la profesora Lucila Finkel en el año 2011, que continúa con otro proyecto de 2013. Con el fin de mejorar la compleja gestión de una actividad de vital importancia para los estudiantes, la autora, junto con Zacarías Martín, informático del área de gestión académica, comienzan a diseñar y desarrollar conjuntamente una aplicación informática propia que acabará denominándose GIPE (Gestión Integral de Prácticas Externas).

Se comienza a utilizar por primera vez en el curso 2012-13 en la Facultad de Ciencias Políticas y Sociología, y poco a poco se va extendiendo al resto de facultades de la UCM, incorporando nuevas funcionalidades y opciones de parametrización. En estos momentos, con casi diez años de rodaje, es la aplicación de referencia de la Universidad Complutense de Madrid y de la Universidad de Alcalá de Henares.

Y además

GIPE se encuentra en constante desarrollo. Ha ido incorporando nuevas funcionalidades, se imparten regularmente cursos de formación, cuenta con vídeos tutoriales, y se editan regularmente una serie de Boletines informativos que permiten al usuario de una forma muy didáctica familiarizarse con distintas opciones y procedimientos.


Contacto

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© Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación – UCM
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C/ Doctor Severo Ochoa, 7. 28040 Madrid.
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Ciencias e Ingeniería

Informática

Ciencias Sociales y Jurídicas

Ciencias de la Información

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Investigadora responsable

Lucila Finkel Morgenstern: lfinkel@ucm.es

Departamento: Sociología: Metodología y Teoría
Facultad: Ciencias Políticas y Sociología