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 En resumen

Contratar un viaje fuera del AM 

 Acuerdo Marco Agencias de viaje

 ¿Quién puede solicitar un viaje?

La solicitud deberá realizarse por personal de la Universidad Complutense, aunque el viajero no tenga vinculación con la UCM.

¿Qué datos necesita para solicitar el servicio?

Datos del/los viajero/s:

• Correo electrónico
• Nº DNI
• Teléfono móvil
• Tribunales de oposiciones de PDI: código de la plaza

Si necesita contratar alojamiento debe conocer el grupo de dietas e importe máximo de la dieta (Si tiene dudas consulte a su centro gestor de asuntos económicos)

GRUPO 1: Rector, acompañantes del Rector que sean miembros de la plantilla de la UCM y cualquier miembro de la comunidad universitaria, por delegación del Rector. Presidente y Secretario del Consejo Social. Miembros del Consejo de Dirección. Decanos. Defensor del Universitario.

GRUPO 2:  PDI, PAS, PAI y personal al servicio de otras administraciones públicas
GRUPO 3:  Estudiantes

Dietas por alojamiento en territorio nacional:

Grupo 1: Los gastos efectivamente realizados.

Grupo 2: Hay dos opciones:

-Máximo 200 € por noche, según las Normas de Ejecución del Presupuesto de la UCM, para tesis doctorales, tribunales de oposición PDI, comisiones de servicio con cargo al presupuesto UCM ordinario, congresos, etc.

-Máximo 65,97 € por noche, según dietas previstas en el Anexo III del RD 462/2002, para los viajes con cargo a proyectos y fondos de financiación externa (fondos de financiación afectada). Consulte con el gestor de sus facturas los límites que establecen las convocatorias.

Grupo 3: 150 por noche, según las Normas de Ejecución del Presupuesto de la UCM

Dietas por alojamiento en el extranjero:

Grupo 1 y Tribunales de Tesis del Doctorado Europeo: Los gastos efectivamente realizados.

Grupos 2 y 3: Dietas previstas en el Anexo III del RD 462/2002, de 24 mayo

Importe de las dietas

 Para aceptar la oferta de su interés necesitará:

Correo electrónico del centro gestor de asuntos económicos

Códigos DIR de facturación. Deberá consultar a su gestor

  ¿Cómo solicito el viaje?

La solicitud de los servicios se realizará a las agencias de viajes adjudicatarias (Ávoris BCD Travel, El Corte Inglés y Nautalia) a través del formulario “Viajes Solicitud de oferta”

https://www.ucm.es/formulario-servicios-de-viaje

Podrá incluir sus preferencias para los servicios demandados.

Si se demandan servicios especiales, se debe utilizar el apartado del formulario “Necesidades o servicios especiales”, adjuntando un archivo con las especificaciones requeridas.

¿Viajan más personas? Se podrá utilizar un mismo formulario cuando se trate del mismo servicio (mismo origen, destino y alojamiento) y vayan con cargo al mismo presupuesto. Puede incluir hasta cinco personas en el formulario. Si son más adjunte un documento con sus datos en el apartado "Necesidades o servicios especiales".

El formulario se envía automáticamente a las tres agencias.

¿Quiere viajar o alojarse con otras personas cuando cada una haya gestionado su viaje?

Hágalo constar en el apartado “Observaciones” de su formulario. Haga referencia al nombre de las personas con las que quiere viajar

Recibirá en su correo una copia del formulario enviado. Este formulario tiene una parte editable para poder aceptar posteriormente la oferta seleccionada e informar de los datos económicos

 2.-OFERTAS DE LAS AGENCIAS

Las solicitudes de oferta de servicios deberán responderse por las agencias en el plazo máximo de 24 horas.

Las agencias de viajes remitirán su oferta a los correos electrónicos del solicitante y del destinatario/a del servicio si son personas diferentes. Si necesita que solo lo reciba el solicitante, deberá indicarlo a las agencias en el campo observaciones.

No recibo oferta o la oferta no es adecuada: puede contratar usted mismo el servicio o reclame a las agencia con copia a ssproyec@ucm.es

Las ofertas que reciba deben ajustarse a las siguientes preferencias:

Traslados:

Vuelos: Líneas regulares o de bajo coste que ofrezcan la opción más económica. Trayecto directo con posibilidad de llevar una maleta de mano y una maleta facturada salvo indicación en contrario del solicitante. Reserva de asiento. Tarifa turista sin cambios ni anulaciones.

Viajes por transporte terrestre (ferrocarril o autobús de línea): Oferta económicamente más ventajosa, primando en todo caso el transporte por ferrocarril y un menor número de transbordos.

Tren:     Grupo 1: clase preferente.

                Grupos 2 y 3: clase turista.

Trenes nocturnos:

                Grupo 1: cama preferente.

                Grupos 2 y 3: cama turista o litera.

Autobús: se primarán las opciones superiores con menor número de paradas y trayectos más rápidos.

Vehículo de alquiler: Clase económica a menos que se justifique una necesidad por la que deba contratarse de mayor categoría. Incluirá los costes del seguro a todo riesgo y del consumo de combustible que la agencia facturará a la Universidad.

Alojamiento

Las reservas de alojamiento serán para habitaciones tipo estándar para uso individual o doble si así se especifica en la solicitud de servicio, que en ningún caso incluirá gastos por servicios extra ofrecidos por el hotel. En aquellos casos en los que la tarifa lo permita, se incluirá desayuno.

Si no existe alojamiento dentro de las tarifas establecidas de dieta:

En caso de imposibilidad de conseguir alojamiento adecuado por el importe máximo establecido, para que el exceso sea atendido, deberá recabar autorización. La petición se debe dirigir a la Secretaría de la Vicegerencia Económica mediante correo electrónico a vgsef@ucm.es,

Se hará constar esta circunstancia marcando en el documento de aceptación de oferta la casilla correspondiente.

3.- VALORACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

Una vez recibida la oferta /as, seleccionará la más ajustada a sus necesidades. Podrá aceptar la primera oferta que reciba, sin esperar que transcurran las 24 horas. Tampoco es necesario esperar a recibir oferta de las tres agencias.

Para aceptar la oferta recibida debe utilizar el documento pdf que recibió en su correo cuando hizo la solicitud del viaje (el documento íntegro sin separar páginas).

Este documento pdf tiene al final una parte editable con los datos de aceptación y datos de facturación (son obligatorios).

Enviará el documento de aceptación firmado por el solicitante a la agencia seleccionada, contestando al correo recibido con la oferta, poniendo en copia a la unidad de asuntos económicos o servicio gestor del gasto.

Ávoris-BCD Travel: ucm@bcdtravel.es

El Corte Inglés: sectorpublico@viajeseci.es

Nautalia: ucm@nautaliaempresas.es

Datos económicos

Es muy importante que cumplimente correctamente los códigos DIR3. Son datos obligatorios para la facturación electrónica a la que están obligadas las agencias y sin ellos no pueden tramitar los viajes.

Consulte con asuntos económicos de su facultad o servicio gestor del gasto, los códigos DIR3 para la facturación del viaje.

En el caso de los tribunales de oposición de PDI, el centro tramitador del gasto es el Servicio de Tesorería stesoreria@ucm.es y los códigos DIR3 son los siguientes:

Oficina Contable              U01000306

Órgano Gestor                  U01000306

Unidad Tramitadora       GE0011434

4.- CAMBIO O ANULACIÓN DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS

Las anulaciones o modificaciones de los servicios solicitados y aceptados no generan cargos suplementarios.