1. Orígenes del documento.

El origen del documento lo podemos situar en la aparición del hombre sobre la Tierra. Por tanto, la historia de la documentación es paralela a la historia de la Humanidad.

Antes de la documentación, otras ciencias como la biblioteconomía, la bibliografía, la archivística o la museología han ido aportando las ideas necesarias para que la documentación se convierta en una ciencia mayor.

1.1 Primera etapa: (Antecedentes).

El libro, como documento más importante de la actual civilización, tuvo su primera manifestación en tiempos de los sumerios, pueblo establecido en Mesopotamia en el IV milenio a.C. Este pueblo utilizó tablillas de arcilla como soporte de la escritura cuneiforme. Acadios, babilonios y asirios dispusieron de importantes imperios que defendieron la cultura del libro. Precisamente, fue un monarca asirio, Asurbanipal, aficionado a las letras y a los libros quien creó y reunió una importante colección de libros en su corte de Nínive.

Excavaciones de EBLA: descubiertas por Giovanni Pettinato en Tell Mardikh-Ebla, especialmente el Palacio Real que data de la segunda mitad del tercer milenio a.C. y su Archivo Real. Se encontraron unos 2.000 documentos íntegros y más de 6.000 fragmentos textuales casi completos. Las excavaciones comenzaron en 1964 por una Misión Arqueológica de la Universidad de Roma, dirigida por el profesor Paolo Matthiae. La Biblioteca disponía de una clasificación perfecta de los documentos según su información: Textos diplomáticos, jurídicos, comerciales y administrativos, manuales de bibliotecas, etc.

Egipto: Las tablillas de arcilla dejaron paso a los papiros. El papiro, fabricado con la médula del tallo de la planta acuática del mismo nombre que se cultiva en el Delta del Nilo, se convirtió en el soporte por excelencia para albergar la escritura. De esta forma, el libro egipcio tenía siempre forma de rollo, se escribía por una sola cara y se empleaban las columnas formando un rollo que se desenvolvía al leerlo. El título se solía poner al final del texto. Para escribir se empleaba el cálamo, una especie de caña afilada. La tinta se fabricaba de carbón vegetal, agua y goma. Era de gran calidad. El libro egipcio está considerado el primer libro ilustrado.

En Grecia: la materia prima para los libros fueron las pieles curtidas de ovejas y vacas, que resultaban más fáciles de obtener que el papiro, pues éste había que importarlo. Otro soporte que emplearon los griegos fue la óstraca. Se trata de pequeños pedazos de cerámica que se utilizaron en textos cortos. En tiempos del dominio griego la biblioteca más importante fue la de ALEJANDRIA que llegó a tener cerca de 100.000 fondos. Esta biblioteca se incendió cuando Julio César en el siglo I a.C. conquistó la ciudad. Entonces, Marco Antonio regaló a Cleopatra los fondos de la biblioteca de Pérgamo, que entonces era rival de la de Alejandría. Por su parte, Pérgamo fue una ciudad que cultivó y trató las pieles de animales dedicadas a la escritura, de ahí el nombre de pergamino o vitela, cuando la calidad de la piel es de un animal más joven. El pergamino se podía borrar, raspar y modificar para luego volver a escribir, tal y como sucedió en la edad media con los llamados palimpsestos. El pergamino se utilizó como rollo, pero su flexibilidad era menor que la del papiro y fue sustituido por el códex, empleados en los dípticos consulares del Imperio Romano.

En Roma, Julio César que conocía el amor por los libros de los egipcios, fue el primero en pensar en una bilbioteca. Fue, sin embargo, Asinio Polión quien hizo la primera biblioteca en el templo de la Libertad, en el año 39 a.C. Gobernando Augusto se abrieron dos bibliotecas más: Octaviana y Palatina, destruidas luego por el fuego.

En Asia, frente a la cultural occidental, China había avanzado considerablemente. El papel es un invento de los chinos y se atribuye su invención a T´sai Lung, quien lo fabricó con cortezas vegetales y restos de tejidos de algodón. Fueron los árabes quienes introdujeron en Europa el papel, después de casi siete siglos de uso por parte de los chinos.

En la Edad Media, la Iglesia es quien tiene el acceso y el control de la cultura. Por este motivo, el saber de la antigüedad clásica se ha conservado. Se considera un impulsor a Casiodoro, quien fundó en el siglo VI el Monasterio de Vivarium. En este monasterio, leer y copiar textos era una manera de servir a Dios. También la orden benedictina contaba en sus monasterios con un scriptorium donde se copiaban e iluminaban los manuscritos. Había un monje encargado de la biblioteca y del trabajo que en ella se llevaba a cabo.

Un paso importante fueron las escrituras nacionales -visigoda, merovingia, italiana, beneventiana...- que permitió generalizar el uso de otras lenguas frente al latín. El siglo XIII introdujo las UNIVERSIDADES, que se convierten en centro de poder frente al monasterio. La demanda de libros para los estudiantes obliga a crear estacionarios o libreros que se encargan de depositar los libros que se estudian en la Universidad y copian los cuadernillos o pecias.

La Edad Media da paso al Humanismo en el que se retoma la búsqueda de las grandes obras clásicas de la antigüedad. Gracias a la imprenta, atribuida a Johann Gensfleisch -Gutenberg- la civilización avanza de forma considerable, a pesar de que los índices de lectura eran casi inexistentes. Su obra más importante la "Biblia de las 42 líneas", de 1462, está considerada hoy en día una de las grandes joyas bibliográficas.

Los siglos XVI y XVII aportan importantes impresores como Manucio, Estienne o Cristóbal Plantino, pues hicieron de la composición del libro un arte. También se incluyen mejoras en el papel y en las tintas. El siglo XVIII ofrece la creación de las Bibliotecas Nacionales como centros de saber, si bien tienen su origen en Bibliotecas Reales que ya disponían de importantes fondos. Aparece también el papel continuo en el siglo XIX y una serie de inventos en el siglo XX como la linotipia o el fotograbado.

A finales del siglo XIX, la Bibliografía había logrado ya la madurez conceptual. En este sentido, Otlet considera que aporta los siguientes aspectos:
1.- Permite el registro de la producción intelectual de la ciencia con el fin de establecer un inventario.
2.- Aporta un sistema de indización para recuperar la producción mundial.
3.- Logra el conocimiento rápido de los avances científicos para evitar que se dupliquen las investigaciones. Así, se consiguen avances importantes porque los científicos trabajan sobre ideas ya conocidas.
4.- Avisa a los interesados a cerca de la aparición de obras de su interés.
5.- Revaloriza las colecciones actuales de libros y publicaciones periódicas.

1.1.1 Los trabajos de Otlet y La Fontaine.

El concepto de documentación tal y como lo conocemos actualmente parte de los trabajos de Paul Otlet y Henry La Fontaine.  Muchos de estos trabajos se llevaron a cabo en la Societé des Etudes Sociales et Politiques. Otlet identifica la bibliología con la documentología que sería: "ciencia general que recoge y clasifica sistemáticamente, el conjunto de los datos referidos a la producción, la conservación y la utilización de los escritos y de los documentos de toda especie".

En 1895 crean el Instituto Internacional de Bibliografía (IIB) y comienzan a estudiar la Clasificación Decimal de Dewey, con el fin de aplicarla a la realidad europea. El IIB quiere llevar a cabo el Repertorio Bibliográfico Universal, es decir, una bibliografía de todo el mundo para que los científicos puedan consultarla en cualquier país. Se pretendía crear una Unión Bibliográfica Universal y consolidar el Depósito Legal. El Repertorio no se llegó a terminar por la escasez de medios técnicos y humanos, pero los  trabajos fueron el origen de los sistemas clasificatorios y de normalización, además de la elaboración de bibliografías actuales y retrospectivas.

En 1934, Otlet publica "Tratado de documentación", que se puede considerar como el primer libro en el que se proclaman los principios de la documentación moderna, desde un punto de vista universal.

Así pues, Documentación, Documentología y Bibliología son tres formas de llamar a un nuevo concepto que engloba a las tres y que termina por denominarse: Ciencia de la Documentación.

El profesor López Yepes, uno de los que más han estudiado la figura de Otlet, considera que la documentación trabaja en el análisis y elaboración de la información científico-técnica con el fin de permitir:
1.-  El registro del pensamiento humano y la realidad en los documentos.
2.-  La conservación, circulación, uso, descripción y análisis de esos documentos.
3.-  La elaboración de nuevos documentos a partir de los anteriores.
4.- El perfeccionamiento de los medios de registro, haciéndolos más rápidos, directos, exactos, analíticos-sintéticos, dentro de un plan universal, enciclopédico y mundial.

En definitiva: el documentalista trabaja desde una doble perspectiva:
1.- Como experto en el contenido de las materias sobre las que informa y                                
2.- Como puente de enlace entre el producto de la información y el usuario.

1.2 Segunda etapa: (Situación actual).

Desde finales del siglo XIX y a lo largo del siglo XX, el concepto de documento ha trabajado en tres corrientes fundamentales:

1. Etapa etimológica: aquella que nos recuerda que documento proviene del latín (documentatum o del verbo docere- enseñar, mostrar).
2. Corriente antropológica: considera al documento como un soporte físico más un contenido.
3. Etapa actual: es igual a la anterior, pero hay que añadir el análisis y valoración de cada uno de los documentos.

El profesor J. A. Moreiro González parte de una etapa predocumental, que va desde los orígenes hasta el siglo XX y una etapa documental, centrada en tres fechas importantes en el siglo XX:

1. Etapa de consolidación: que abarcaría desde algunos trabajos de Otlet hasta la II Guerra Mundial. Durante estos años se consiguen los siguientes objetivos:
A) Aceptación internacional de sistemas normalizados, como la CDU.
B) Aparición de los organismos internacionales en el campo de la documentación, como FID, IFLA o ISO.
2. Etapa de evolución: desde la II G.M. hasta los años sesenta:
A) Los años 50 ofrecen los primeros estudios de lingüística documental, la indización coordinada y unitérminos.
B) Uso de tarjetas perforadas y primeros sistemas de recuperación documental encaminados a la automatización.
3. Etapa de la revolución del "Information Sciences:" en la que el concepto de documentación deja de tener fuerza en algunas partes del mundo para convertirse en uno más global, como es el de Ciencias de la Información o Ciencias de la Comunicación. Los principales objetivos serían:
A) Se aplican otras ciencias en beneficio de la documentación, a las que también sirve, como son las ciencias del comportamiento.
B) El concepto de información adquiere cada vez más importancia frente al de documentación.
C) Aparecen estudios científicos de la información, sobre todo la bibliometría.
D) El uso de los ordenadores como elemento reproductor de información.

A lo largo de esta tercera etapa van apareciendo una serie de escuelas que trabajan dentro de la documentación. En realidad, estas escuelas están agrupadas en torno a trabajos que se publicaron en estos años y que presentaban una serie de ideas comunes entre autores influenciados por las mismas bibliografías.

El profesor José López Yepes fue el introductor en España de estas corrientes. Parte de sus trabajos están basados en los que llevó a cabo Loosjes, quien agrupó las definiciones de documentación basadas en la superposición, yuxtaposición o subordinación de la biblioteconomía con la documentación. López Yepes parte de: A) Perspectiva biblioteconómica y B) Perspectiva Documental.

En la Perspectiva Biblioteconómica habría que incluir a:
*Bradford: considera que "la documentación no es otra cosa que un aspecto de ese arte mayor que es la biblioteconomía y su tarea consiste en hacer disponible la información original registrada en libros, revistas..."
*Shera cree que, hasta finales del siglo XIX,  Biblioteconomía Documentación son la misma cosa, pero con posterioridad los documentalistas perfeccionan y amplían sus funciones.
*Mohrhardt fue partidario de una postura de equilibrio entre la biblioteconomía y la documentación.
*Liebaers, un bibliotecario belga, creía que no había diferencia entre ambas. Para él, el bibliotecario se preocupa más de la ficha bibliográfica, mientras que el documentalista se preocupa de encontrar la mejor información.

En la Perspectiva Documental se incluirían:
*Ditmas: señala que le campo de la documentación es más amplio que el de la biblioteconomía.
*Coblans: afirma que Biblioteconomía y Documentación tienen el mismo objeto pero llegan a él por caminos separados. "La biblioteconomía es el factor estático y la documentación el dinámico porque extrae el contenido intelectual para la elaboración de otros documentos".
*Pietsch piensa en la documentación como el acto de "reunir, abrir y hacer útiles los documentos sistemáticamente".

En definitiva: La actuación del documentalista es integradora, pues es archivero, bibliotecario, conservador de la colección y documentalista. Todo al mismo tiempo.

Tres son las Escuelas que más han aportado a la documentación moderna: Information Science, Informations und Dokumentationswissenschaft e Informatika.
Information Science: Tiene su origen en el Georgia Institute of Technology en los años 60. Trabaja con la Teoría de la Información formulada por Shanon y Weaver y emplea otras ciencias como las matemáticas, lingüística, psicología, biblioteconomía... Según esta escuela los "procesos -documentales- comprenden la elaboración, diseminación, recopilación, organización, almacenaje, recuperación interpretación y uso de la información".. Taylor y Borko fueron los pioneros en trabajar para esta escuela, que cuenta con otros autores como Hayes y Debons.
Informations und Dokumentationswissenchaft: recoge los trabajos y publicaciones de Alwin Diemer y Wersig. Este último sitúa la base de la teoría de la información dentro de la comunidad científica y parte de teorías que ya se han contrastado en la práctica. Otro autor significativo es Koblitz quien defiende el concepto de Ciencia de la Información y de la Documentación como una forma de dar importancia a la actividad informativa.
Informatika surge en 1966 gracias a los trabajos de Mijailov, Cherney y Guiliaresky que se basan en las leyes internas del desarrollo de la propia ciencia y en las necesiades de la actividad social, todo ello desde el punto de vista científico informativo.

Se puede hablar de otras escuelas dentro del área francófona, belga y francesa, pero también de trabajos llevados a cabo en España.

En este sentido, el "padre" de la documentación española es Javier Lasso de la Vega, pues aportó algunas ideas prácticas a muchas de las corrientes que esas otras escuelas estaban debatiendo, además de realizar una actividad bibliotecaria y documental de muy alto nivel. Además de Lasso de la Vega hay que citar los trabajos de Simón Díaz, García Ejarque y García Morales. También habría que incluir los de Sagredo Fernández, García Gutiérrez, Mercedes Caridad, José Antonio Moreiro, Alfonso López Yepes, Félix del Valle y José López Yepes. Este último publicó en 1978 "Teoría de la Documentación" que es el libro que ha servido como guía de muchas generaciones de documentalistas. Otros autores destacados serían Mari Luz Terrada, Coll Vinent, Bernal Cruz, María Eulalia Fuentes y Pujol, Nuria Amat, Emilia Currás...

2. Concepto de Documento.

Un documento es un soporte material que contiene información (prácticamente sería todo).
Lo que interesa es la función del documento: comportarse como un elemento de observación y transmisión de la información.

Un documento es una herramienta indispensable que tiene como fin transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, además, la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. También puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo así una memoria colectiva.

3. Tipos de documentos: características.

Todas las clasificaciones son abiertas:

1. Según la naturaleza de la información pueden ser:

• documentos numéricos
• sonoros
• textuales
• icónicos
• gráficos
• audiovisuales
• multimedia
• braille
• perfume
• mímica...

2. Según la naturaleza del soporte:

Consideremos antes que hay soportes que terminan por desaparecer, porque ya no existen reproductores.

• documentos en papel impreso.
• documentos fotográficos.
• documentos plásticos.
• documentos magnéticos: destacamos los sonoros (casetes, discos...),   de vídeo, digitales...

3. Según el modo de difusión:

• documentos inéditos (no se han publicado).
• documentos publicados.
• documentos reservados (aunque se dieran a conocer no tienen una gran trascendencia o repercusión).
• documentos restringidos: estos sí que suponen un cambio político, económico, etc, importante.
• literatura gris (working papers): aquellos documentos que no siguen los circuitos normales de edición y distribución. Tienen valor porque si necesitamos saber algo diferente hay que acudir a estos documentos. Presentan un carácter monográfico y la mayoría una periodicidad irregular. Recogen información especializada, puntual y actual sobre las distintas líneas de investigación, estando elaborados por profesionales, investigadores y profesores universitarios. Curiosamente su accesibilidad (a texto completo electrónico) se ha visto favorecida gracias a INTERNET.
• folletos comerciales (el problema es de espacio. Solo los centros de documentación especializados y las empresas son responsables del contenido. Ambos son quienes tiene que guardarlos).
• documentos instantáneos: se publican en Internet o cualquier otro sistema en línea y posibilitan recibir la información al mismo tiempo que se están elaborando, o escasos segundos después de haber sido introducidos.

4. Documentos según su nivel informativo o de contenido:

• documentos iniciales: primeras manifestaciones del hombre para fijar el conocimiento, el saber, etc. Sirven como punto de partida para cualquier investigación.
• documentos primarios u originales: suministran información directa sobre un hecho, es decir, aquellos que contienen nuevas informaciones científicas o también nuevas interpretaciones de hechos ya conocidos. El documento científico primario es una información que se genera tras una investigación original fijada en un soporte que se puede trasmitir a numerosos usuarios.
• documentos secundarios o referenciales: aquellos que contienen datos e información referente a documentos primarios. Los documentos científicos secundarios son elaboraciones técnicas de documentos con el fin de hacerlos más identificables y accesibles. En estos documentos no hay creación ni investigación original porque estamos hablando de documentos ya resumidos.
• documentos terciarios: son el resultado del cambio efectuado a la información primaria y secundaria. Se trata de un resumen de contenido y análisis descriptivo. Ejemplo: Libro (doc. primario), ficha bibliográfica (doc. secundario), listas de referencias bibliográficas (doc.terciario).

Características del documento:

1. En primer lugar un documento tiene que ser original, es decir, aportar algo novedoso, ser fruto de una investigación previa o nuevas interpretaciones de enfoques que ya han sido contrastados.
2. Debe ser fiable, suministrar datos comprobados y comprobables. Los autores deben ser fácilmente identificables así como sus referencias. Siempre hay que contrastar la fiabilidad de una fuente y de sus referencias.
3. Tiene que ser accesible en el sentido de difundirlo y utilizarlo por una gran mayoría de usuarios.
4. El documento ha de ser rápido en su entrega, ofreciéndoselo al usuario en el menor tiempo y espacio posible.
5. Económico, procurando que el exceso de información que el usuario recibe sea la más económica posible.
6. Otras...

4. Seguridad y protección de los documentos.

Se le está prestando cada vez más atención a la protección de las propiedades físicas y la integridad del contenido de los documentos. Guardar es importante, pero preservar lo es mucho más. Por ejemplo: ¿Qué pasaría si se incendiara o se inundara el centro de documentación de un periódico?
¿Cómo trabajarían?
¿Dónde acudirían a recabar datos sobre el personaje que quieren entrevistar?
Lo mismo se puede aplicar a cualquier otro centro de información: ¿Qué sucedería si una empresa pierde su listado de clientes?

Para evitar estas situaciones hay tener copia o proteger de forma notoria los principales documentos.

Es difícil imaginar que los documentos tienen un valor monetario, pues únicamente han tenido esta concepción algunos guardados en archivos, pero más que por el valor informativo por la antigüedad del mismo. Sin embargo, es difícil imaginar que un negocio, por ejemplo un periódico, pueda continuar operando en las mismas condiciones que antes. El periódico podrá seguir saliendo, pero los lectores se darán cuenta de que la calidad informativa ha bajado. De ahí, que el valor de la información que contiene un documento es incalculable.

4.1 Programa de seguridad para los documentos.

Lo primero que debe hacerse es un estudio minucioso de los documentos, antes de establecer un programa amplio de seguridad. Este estudio incluye determinar la clasificación de los documentos, su volumen físico por clase, el espacio necesario para guardar los documentos registrados, coste para la organización por la pérdida de cada clase de documentos, procedimientos necesarios para el manejo de documentos y la necesidad de un programa educativo sobre seguridad.

4.1.1 Clasificación de documentos en función de su seguridad.

• Vital: son aquellos documentos esenciales para la existencia del negocio.
Son insustituibles porque ofrecen evidencia del status legal, propiedad y fondos documentales.
Se guardan generalmente en archivos de documentos activos, es decir, lugares a prueba de fuego, bóvedas resistentes al fuego y colocación de documentos en lugares diferentes.

• Importante: son aquellos documentos necesarios para la existencia continua del centro de documentación.
Pueden ser sustituidos o reproducidos, pero se puede hacer solamente con un coste considerable de tiempo y dinero.
Pueden guardarse en archivos activos o inactivos y en cajas de seguridad o bóvedas.

• Útiles: son sustituibles, a pesar de que su pérdida ocasiona incomodidad temporal.
Se guardan en gabinetes de archivos.

• No esenciales: aquellos documentos que no tienen valor presente y pueden destruirse.
Se guardan en cualquier parte.

4.1.2 Volumen físico de los documentos por clase.

Hay que saber de antemano cuanto espacio va a ocupar cada documento, valorando que los vitales han de salvarse por encima de todo y pensando en que los no esenciales pueden ser destruidos.

4.1.3 Medidas de protección necesarias.

Cualquier colección grande de documentos que no se encuentre en bóvedas, cajas de seguridad o gabinetes con aisladores está expuesta a un peligro de fuego, independientemente del método de almacenamiento, de la localización del almacenamiento o del medio en que esté el documento.
La tendencia de utilizar al máximo el espacio disponible con gabinetes abiertos presenta un peligro potencial de fuego. La proximidad de los lados opuestos de las filas podrían expandir rápidamente el fuego y aumentar el calor. La altura de las pilas y la estrechez de las filas, hacen más severo y rápido el desarrollo del fuego.

Los medios magnéticos y audiovisuales y sus envases presentan un problema mayor que el del papel, ya que la cajas y carretes de polyester son un severo peligro de fuego, debido a que contienen sustancias químicas que se inflaman y se extienden rápidamente, de ahí que estos documentos han de tener sistemas de almacenamiento especiales.

Bajo ninguna circunstancia deben dejarse los documentos fuera de su lugar durante la noche.
Menos problemas tendrá el centro si además los empleados no dejan los documentos importantes en su escritorio durante muchos días.
Han de devolverse cuanto antes.

En todo caso hay que establecer un programa educativo de seguridad con los documentalistas, a pesar de que algunos piensen que eso no sucederá nunca.
Los desastres son imprevisibles.
Los documentalistas deben estar preparados para manejar las emergencias de una manera planificada y cuidadosa. Deben saber dónde se encuentran los extintores de incendios, dónde están las alarmas y cómo utilizarlas y cómo enfrentarse a una situación de pánico general.

4.1.4 Peligros en cuanto a la seguridad física.

La seguridad física de un documento puede ponerse en peligro por riesgos naturales o por los ocasionados por el hombre, es decir, el fuego, el agua, los temblores, vientos, insectos, roedores, robo, etc.

1. Fuego:
Es uno de los peligros más grande, a pesar de que cada vez que se crea un centro de documentación, el departamento de bomberos inspecciona y aprueba el lugar donde se va a instalar.

La resistencia al fuego de los equipos utilizados para guardar documentos varía considerablemente desde 5 minutos para archivos o gabinetes de acero sin aisladores, hasta 6 horas para bóvedas de puertas con aisladores.

Algunos documentos dañados por el fuego pueden reconstruirse.
Después de poner juntos todos los papeles que son legibles, los documentos de papel pueden laminarse o fotocopiarse e incluso microfilmarse.

El gas halón es particularmente efectivo y seguro cuando se usa en ambientes donde hay documentos. Los extintores de fuego presentan problemas especiales a los ordenadores.

2. Agua:
Puede ser tan devastadora para los documentos como el fuego, por tanto deben plantearse medidas de precaución.
El papel mojado es muy frágil y debe manejarse lo menos posible.
No debe intentarse separar páginas o quitar grapas. Debe hacerse un inventario cuidadoso cuando se transfieran los documentos. Esto ayudará a volver a colocarlos una vez que estén secos.

Lo ideal es que los documentos se restauren secándolos por medio de congelación, es decir, por evaporación de la humedad antes de que se convierta en estado líquido. Ya hay varias empresas que se dedican a restaurar este tipo de desastres en los documentos. Esta técnica se denomina liofilización.

El microfilm debe dejarse en cajas de cartón. El fango que esté fuera de las cajas puede quitarse con un chorro suave de agua limpia y a temperatura normal.
La película debe colocarse en un envase plástico lleno de agua limpia a temperatura normal para guardarse ahí hasta que se procese.
Cada caja de película debe colocarse debajo del agua y girarse para obligar al aire a salir de la caja.

3. Temblores, vientos y tormentas:
Si la estructura donde se guardan los documentos es resistente y a prueba de agua, no hay nada adicional que hacer para prevenir y proteger la seguridad de los documentos. Si la localización está donde hay un historial o probabilidad de temblores, los anaqueles deben estar bien asegurados.

El daño causado por tormentas se relaciona directamente con inundaciones o con filtración. Cuando existe duda, los documentos deben colocarse por lo menos a cuatro pulgadas del piso y archivarlos en las tablillas inferiores en envases a prueba de agua. Una precaución adicional es instalar una bomba que trabaje automáticamente cuando haya humedad.

4. Hongos y moho:
Son el resultado de un control deficiente de la humedad y de los niveles de temperatura.
El microfilm es todavía más susceptible al crecimiento del hongo y moho que el papel y es muy sensitivo a los cambios de temperatura.

Las inspecciones periódicas y una concienciación sobre el daño que ocasiona el hongo y el moho, así como los lugares donde comúnmente pueden desarrollarse son medidas preventivas importantes.

5. Insectos y roedores:
Los insectos y roedores pueden destruir documentos o inutilizarlos en un período corto de tiempo.
Las inspecciones periódicas ayudan a prevenir este daño, al igual que fijarse si hay señales de ellos.

6. Polvo:
El excesivo polvo también afecta a la legibilidad y rapidez con que se deterioran los documentos.
El control adecuado del aire acondicionado reduce la cantidad de polvo en el aire.

7. Robo y vandalismo:
Son necesarias medidas importantes contra el robo y vandalismo, llevadas a cabo por la persona responsable o documentalista.
Son muchos los documentos que desaparecen lo que implica un gasto extra para el Centro de Documentación.

8. Infección por virus informático...

4.1.5 Reconstrucción de los documentos

Los documentos que sobreviven a los desastres naturales, puede que no sobrevivan a los esfuerzos que hacen los especialistas para salvarlos.
Cuando el causante del desastre es el fuego, resulta muy difícil que se puedan restaurar los documentos que ya están chamuscados. Lo mejor es laminarlos o duplicar los pedazos restantes.
Sin embargo, es difícil que los papeles que están bien prensados sufran daño por el fuego, aún cuando el envase se chamusque o se queme. En el caso del agua, ya hemos comentado el proceso de la congelación y posterior secado.

Los teóricos de la documentación consideran que la razón fundamental para proteger los documentos pasa por una:

Duplicación: es decir, hacer una copia del original y guardarlo en otro lugar.

A) ¿Todos los documentos se pueden duplicar?
Los duplicados pueden hacerse sobre papel, rollo de microfilm, cintas magnéticas u otros medios.
La selección debe hacerse en base a las necesidades de la organización y del equipo y facilidades disponibles.
El problema está en el espacio, ya que aumentará con el duplicado.

B) ¿Cuándo deben hacerse?
¿En el momento en que se crea el documento o en el momento programado?
En el primer caso, se necesitan controles para asegurar que hagan los duplicados normalmente en papel. Esta decisión se toma de distinta forma en cada centro.

C) ¿Dónde deben hacerse?
Es conveniente hacerlos en el mismo centro y por personal especializado.
En algunos centros conviene tener un pequeño equipo de reproducción de documentos.

D) ¿Cada cuánto se deben actualizar?
Hay que crear un programa para actualizar la información contenida en un documento.
La cantidad de tiempo entre los períodos de actualización afectaría la reconstrucción de los documentos después de un desastre.
Si la actualización de los documentos se programa anualmente, los datos tendrían que recopilarse durante un período de 12 meses para poder reconstruir ese documento y actualizarlo.

En consecuencia: ¿es mejor poner al servicio del usuario el documento original o el duplicado?
Hemos de pensar que si los documentos son activos, si son vitales, el usuario generalmente trabaja con el documento original.
Los duplicados, independientemente de la forma en que se haga, se archivan en otra localización donde puedan protegerse.
Los documentos inactivos en originales se archivan para que estén protegidos y se utilizan los duplicados cuando surge la necesidad.

Otro de los datos a tener en cuenta es el lugar donde hemos de guardar los documentos para su protección.
Por ejemplo, los documentos financieros de Wall Street se microfilman y se envían para su protección a un almacén en Utath, donde se guardan en bóvedas bajo tierra.
Cuando se va a elegir el lugar donde se guardan los documentos hay que considerar el volumen total de lo que se va a guardar, la temperatura, humedad, tamaño y forma de los documentos.

De todas formas, ya sabemos que duplicar un documento es muy costoso para el centro, de ahí que tan sólo se lleguen a duplicar un 10% del total del mismo, generalmente son los llamados documentos vitales.

5. Nuevos soportes del documento: documento electrónico, virtual e hipertextual.

Documento electrónico es aquel que se elabora, prepara y edita con sistemas informáticos, pero cuyo producto final se ofrece de forma impresa.

Documento virtual es aquel que se elabora, prepara y edita por sistemas informáticos pero su recuperación es a través de sistemas en línea como Internet y otros que aparecerán en el futuro.

Documento hipertextual es aquel que se prepara, elabora y edita por sistemas informáticos, pero además posibilita enlaces entre diferentes contenidos de un mismo documento con la posibilidad de respuesta a través de la interactividad.

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Ampliar apuntes en: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm