El centro de
documentación de RNE se compone de:
1. Archivos
sonoros
2. Departamento de Documentación Escrita (DDE)
El centro dispone
de una fonoteca, una biblioteca y una hemeroteca, cuyos
documentos pueden consultarse mediante catálogos o bases
de datos.
El acceso a este centro está limitado al personal de RTVE,
pero otros usuarios pueden consultarlo excepcionalmente:
1. Mediante
una consulta directa del usuarios a los fondos abiertos,
es decir, a la hemeroteca y a la biblioteca
2. Con una consulta asistida por los documentalistas
del centro, pero se exige una solicitud de información
3. A través de una consulta exterior, como por ejemplo
con las emisoras territoriales de RTVE o Radio Exterior
4. Mediante los centros de RTVE que están conectados
a la red documental de Basinfa.
Este departamento
recibe, selecciona, analiza y difunde publicaciones periódicas
–diarios y revistas de información general o especializada,
españoles y extranjeros–, literatura gris, informes de
prensa, informes internos, libros, etc.
La adquisición es por compra o donación. El centro está
suscrito al 10% de los diarios y revistas que forman su
hemeroteca.
Las instituciones, tanto públicas como privadas, son también
una fuente importante de documentos.
Proceso
documental: una vez adquirido
el documento se sella y se registra para garantizar su
pertenencia a RNE. Dependiendo del tipo de material se
asigna la localización física y el código que la representa.
Se lleva al sitio asignado a la materia.
Todos los fondos
están gestionados a través de Basinfa, pero hay que distinguir
entre:
1. Hemeroteca:
consta de dos depósitos: revistero de acceso
directo que cuenta con más de 50 títulos de publicaciones
periódicas, multidisciplinares, nacionales y extranjeras...
Depósito general en el que se conservan las publicaciones
hasta su expurgo o indefinidamente.
2. Biblioteca: también con dos depósitos diferentes:
biblioteca de referencia y acceso libre –ordenada
topográficamente por la CDU– y Publicaciones Especiales
–monografías, dossieres, literatura gris, etc.– ordenado
por número currens. En total, más de 6.000 volúmenes.
3. Archivo histórico: diversos fondos que se componen
principalmente de recortes de prensa, que es una herencia
del anterior sistema de trabajo del Centro o de donaciones
de otros archivos. Entre ellos, los del desaparecido
Arriba. Consta de dos áreas: Archivo temático, compuesto
por 33.97 carpetas que cubren el período de 19 0 a 1985
y Archivo biográfico, compuesto por 3 23 biografías
desde 191 -1985.
4. Digitoteca: son los discos magneto-ópticos y microformas.
Numerosas publicaciones de Hemeroteca y una parte del
Archivo Histórico se conservan en microformas o discos
ópticos desde el 1 de enero de 1995. Las colecciones
hemerográficas se han digitalizado en disco magneto-ópticos
para que puedan ser leídos por un driver y se inició
así el proceso de reconversión retrospectiva de las
colecciones microfilmadas con objeto de sustituir el
microfilm por el disco óptico. La última colección adquirida
completa en CD ROM es la de ABC desde 1903.
A la hora de
seleccionar, los documentalistas determinan que
parte de todo el material que reciben pasa a formar parte
de la base de datos del DDE.
El principal
criterio es que el documento sea de interés periodístico,
es decir, que sea relevante y de interés general. También
lo que sea útil para la elaboración de una trabajo periodístico.
Los elementos
a tener en cuenta son:
1. El rigor
con el que ese documento ha sido redactado
2. La densidad documental
3. La cantidad de información que contiene
4. La necesidad de los usuarios –redactores–
5. La valoración de los redactores sobre ciertos contenidos.
El proceso
documental es reciente en el DDE. Hasta 1985, la información
era tratada mediante sistema manuales de almacenamiento
y recuperación de la misma. Se utilizaba el clásico archivo
de recortes de prensa. Se fotocopiaban y se archivaban
en carpetas ordenadas con arreglo a una lista de encabezamiento
de materias. Los libros y publicaciones especializadas
se catalogaban con una ficha, a través de las normas ISBD-CDU.
Este sistema se dejó de utilizar en 1991.
Análisis y
digitalización de imágenes en línea: Desde 1986 los documentos
seleccionados se someten a análisis y las referencias
resultantes se cargan en la base de datos Basinfa.
Basinfa está producida por TVE y RNE y gestionada con
el Sistema de Gestión Documental (SGD) SIRTEX, de SOFTWARE
AG.
Una vez cargadas las referencias en la base de datos,
el SGD elabora automáticamente los índices –ficheros inversos–
que facilitarán el acceso rápido a la información. Se
puede crear un índice por casi todos los campos.
Las denominadas entradas o términos de indización de los
diferentes índices de campos que contienen términos de
lenguaje controlados son cada uno de los términos, ya
estén constituidos por una o más palabras. Por ej.: los
índices de los campos TEMAS o BIOG.
Las entradas de los índices de campos que contiene textos
son cada una de las palabras del lenguaje natural, por
ej.: el índice de los campos TIT, título/titular o CONT.
El análisis
documental y tratamiento de documentos en Basinfa se hace
por Descripción, es decir se identifica
el documento de acuerdo a sus aspectos formales, por ej.:
titular o título –campo TIT–, serie o colección –campo
SERIE–, autor –campo AUTOR–, fecha de publicación –FEPUB–,
etc., y Análisis de contenido, solo cuando es necesario
se redacta un resumen que describe de forma muy breve
de qué trata el documento. Es el llamado campo CONT. Los
campos textuales proporcionan además puntos de acceso
para recuperar documentos en lenguaje natural.
A la hora de
indizar, en el caso de Basinfa, al documento se
le atribuyen términos de lenguajes documentales que representa
su contenido, como por ej.: nombres de lugares –campo
AMGEO– , materias –campos TEMAS–, nombres de personas
y entidades –campo SIG–.
El siguiente paso es la cumplimentación de los
datos de control, tales como el número de referencia –campo
REF– o signatura topográfica –campo SIG–.
Basinfa posee además una base de datos de seguridad que
permite resolver consultas en caso de averías o mantenimiento.
Basinfa está
estructurada en cinco grandes áreas que pueden consultarse
por separado o de forma conjunta:
1. Prensa:
acapara los documentos secundarios provenientes del
vaciado de publicaciones periódicas de información general
y especializada, además de la literatura gris. Más de
medio millón de documentos. Los originales correspondientes
a referencias de esta base están digitalizados y se
pueden consultar en línea desde 1995. Su incremento
anual es de 70.000 documento.
2. HISTORIC: contiene las referencias producto del análisis
de los archivos históricos de las Unidades de Documentación
Escrita de RNE y de TVE. La unidad de tratamiento documental
es la carpeta de recortes correspondiente a un encabezamiento
de materias que se referencia de manera global con cerca
de 90.000 documentos.
3. BIBLIORN: contiene referencias de los libros, folletos,
mapas y planos del Departamento de Documentación Escrita
de RNE –unos 000 documentos–.
4. BILBLIOTV: contiene las referencias de los libros,
folletos, mapas y planos del Servicio de Gestión de
la Documentación Escrita de los Servicios Informativos
de TVE –unos 16.000 documentos.
5. AGENCIAS: con los textos íntegros de los teletipos,
aunque está todavía en fase de implantación. Se utiliza
como base de datos complementaria IBERLEX en CD-ROM
y en línea y también EFE-DATA.
6. INTERNET: se emplea como complemento a las bases
de datos y fondos de RTVE.
Los fondos
documentales y los teletipos se pueden consultar en la
terminal Newstar, en el sistema de redacción periodística
automatizada.
Lo más frecuente
es una combinación de medios.
Por
ejemplo: ante una petición de documentación sobre un
tema se puede exigir:
• Una búsqueda en la Biblioteca de Referencia –una
enciclopedia–
• Otras en Basinfa para recuperar informaciones
de prensa, libros
• Una tercera, si es necesario, en fuente externas
de RTVE.
Recuperación
de la información: Los
documentalistas encargados de la recuperación procuran
definir las necesidades de información del usuario y traducirlas
a un conjunto de datos –fechas, nombres de materia, lugares,
personas, entidades, etc.,– para adaptarlos al lenguaje
de 8 términos-sintaxis propio de cada instrumento de búsqueda
elegido, lo que constituye la expresión de búsqueda.
Los profesionales
de la documentación de medios de comunicación prefieren
el contacto personal con el usuario –redactor– porque
facilita la elección del instrumento de búsqueda y la
definición de la expresión búsqueda, así como otras características
personales. Además, desde el 1 -1-1995 a las referencias
generadas en el ordenador se le asocian con un escaner
las imágenes del documento original referenciado y pueden
ser consultadas en línea, bien para visualizarlas o bien
para imprimirlas.
Difusión
de la información y consulta:
una vez recibida la petición de documentación comienza
el trabajo del documentalista. Éste analiza la petición
y decide qué instrumentos y qué expresiones de búsqueda
se van a utilizar.
Principales
instrumentos de búsqueda.
1. Hemeroteca:
en libre acceso, en depósito, microfilmada o digitalizada.
2. Biblioteca: en libre acceso o depósito.
3. Bases de datos: Basinfa y otras.
Base de Información
de Actualidad (BASINFA): es la base de datos fruto
de la coordinación de TVE Y RNE. Se creó en 1985, para
"racionalizar y evitar la duplicación de esfuerzos
y gastos". Permite la recuperación de multitud de
puntos de acceso a fondos seleccionados de la Hemeroteca
y de la Biblioteca.
Esta dividida
en varias partes –se denominan Entes– que se pueden consultar
de forma conjunta o separada:
1. Prensa:
Documentos de publicaciones periódicas –noticias, informes,
entrevistas, reportajes, etc., y notas de prensa, además
de literatura gris. Además contiene documentos originales
digitalizados en los Centros de Documentación Escrita
de RNE y RTVE.
2. Histórico: contiene archivos históricos, biográficos
y temáticos de RNE y TVE. Los documentos están digitalizados.
3. Biblioteca de RNE: Libros y mapas de RNE. En papel.
4. Libros de TVE: libros y mapas de TVE. En papel.
5. Otros conceptos de RNE y TVE.
De todas las
búsquedas se toma nota detallada para la confección de
estadísticas que orienten el trabajo y el tratamiento
de la consulta efectuada. Las peticiones y búsquedas son
muy variadas, aunque siempre hay algunas más requeridas
que otras, como reflejan las estadísticas y estudios que
se realizan.
En Basinfa
la etapa de búsqueda se realiza en tres pasos:
1. Se busca
el término en los índices de los campos textuales. Recupera
los documentos sobre el tema solicitado.
2. Busca el término en el índice del campo TEMAS. Recupera
documentos sobre el término determinado.
3. Recupera los documentos que cumplen con la condición
de incluir en su resumen esa palabra y estar indizados
en el tema correspondiente, restringiendo así el número
de documentos posibles.
Difusión:
entre los usuarios del Centro de Documentación de
RNE se distribuyen unas serie de publicaciones:
1. Boletín
de sumarios: contiene la reproducción de los índices
de las revistas y libros que ingresan en el DDE en el
transcurso de la semana. Se clasifican por áreas informativas.
2. Catálogo de publicaciones periódicas: relación
de las publicaciones periódicas que componen el fondo
de la hemeroteca. Se clasifican por materias y también
alfabéticamente. Existe también la posibilidad de ofrecer
los servicios de una Difusión Selectiva de la Información
(DSI).
INTRANET:
De momento, la consulta de bases de datos de RTVE sólo
es posible realizarla en el Centro de Documentación y
desde aquellas Unidades o Centros Territoriales que disponen
de conexión a la red de informática documental.
En la actualidad
se está estudiando que los redactores puedan acceder desde
sus puestos de trabajo y mediante una Intranet a las bases
de datos de forma sencilla. A medio plazo incluso se podrían
consultar en Internet.
5.2 Cadena
SER.
Aunque la radio
en España acaba de cumplir 75 años, los centros de documentación
apenas están en sus comienzos, sobre todo en las emisoras
comerciales.
No ha existido,
por parte de las empresas comerciales, una necesidad de
ir conservando archivos para trabajar en el futuro, más
bien se han ido borrando las cintas para volver a utilizarlas.
En este sentido, Ángeles Afuera señala: "Mientras
Radio Nacional de España asumía su papel de 'memoria sonora
histórica del país', conservando cientos y cientos de
cintas, discursos y sesiones de las Cortes franquistas,
retransmisiones deportivas, diarios hablados… las emisoras
privadas emitían alegremente sus programaciones sin pararse
a pensar que estaban haciendo historia pero no conservando
nada de ella".
Esta declaración
indica un poco el sentir general de la documentación en
radio, a lo largo de muchos años en los que no se vio
la necesidad de guardar y cuando las empresas tampoco
apostaron por sacar en un futuro un rendimiento a sus
programas. Afortunadamente esto ha cambiado, para mejor.
También defiende
la documentación sonora, desde el punto de vista empresarial,
Daniel Gavela, director de la Cadena Ser, en un artículo
de Rosario G. Gómez, titulado: "La SER evoca sonidos
con historia: los principales programas de la cadena recuperan
voces legendarias con motivo del 75 aniversario de la
radio" publicado en El País, 27-9-1999, p. 85. "Pretendemos
que por encima del valor conmemorativo esté el interés
del contenido. La radio ha hecho historia todos los días
y lo que hoy nos devuelve la fonoteca son auténticas joyas
llenas de significado".
Esta apuesta
empresarial es la que ha de aprovechar el centro de documentación
para crear unas sólidas bases de personal bien preparado
y de equipos técnicos que permitan ofrecer los documentos
casi al instante. En ese mismo artículo, Ángeles Afuera
recuerda que en Radio Madrid "no había cultura
de archivo", pero en Radio Barcelona se creó
el Archimag.
Como consecuencia de ese desinterés, se recuerda en ese
artículo que se perdieron programas como La Palabra, que
fue el primer informativo de Unión Radio, en los años
20. Por el contrario "en buen estado se conservaban
las radionovelas, salvadas de la operación reciclaje de
cintas, más por intentar vender las obras a algún radiodifusor
que por un fin altruista".
Figuran, sin embargo, en el archivo la voz de Miguel Hernández
recitando sus poesías o la del Nóbel, Jacinto Benavente.
Los discursos de Azaña, que se conservaban en discos de
pizarra se destruyeron cuando la Guerra Civil.
A lo largo
de estos 75 años, que ahora se conmemoran de la Radio
en España, han ido pasando muchos acontecimiento sociales,
políticos, económicos, religiosos, culturales, etc., de
los que la radio ha sido fiel reflejo. Sin embargo, su
recuerdo ya no existe, como señala Rosario G. Gómez: "Muchos
documentos se han perdido por culpa de una acentuada actividad
mercantilista. Las cintas magnetoscópicas eran caras y
la costumbre era grabar, borrar, grabar… y así sucesivamente".
De todas formas,
las empresas han ido cambiando y aunque de forma muy lenta,
están dando otro valor a la documentación. La significación
más importante es que como recién llegada a la radio,
la documentación no puede cometer errores que han sucedido
en otros medios y utilizar ya los soportes digitales.
En el caso
de la SER, Ángeles Afuera indica que los mayores problemas
con los que se ha encontrado a la hora de tratar con documentos
sonoros, son el espacio y el análisis, de tal forma que
se ha de llevar a cabo una importante selección, con el
fin de conservar sólo aquellos que puedan tener un valor
importante.
En radio, la
rapidez es fundamental y de ahí que los redactores casi
nunca están dispuestos a escuchar cortes sonoros demasiado
largos. Aquí entra en acción el documentalista que ha
de facilitar diferentes documentos sonoros ya preparados,
es decir, aquellas partes que pueden tener más valor.
Así es como los documentalistas van elaborando las fonotecas,
que serían aquellos lugares donde se guardan los cortes
o piezas y que pueden ser consultados además por los redactores.
Otro de los
problemas de la SER y en general del resto de las emisoras
comerciales es la utilización de ciertos soportes. Las
cintas magnetofónicas, el casete, etc., producen errores,
de ahí que su análisis, conservación y manipulación no
siempre garantice resultados óptimos. La solución ya se
está aplicando en la SER y otras emisoras, es decir adiós
a los soportes tradicionales, como cartucheros o magnetófonos
y dar la bienvenida a soportes como el DAT, el disco compacto
o los cartucheros digitales.
Estos sistemas
de almacenamiento digital son el futuro de la documentación
sonora porque:
1. Ofrecen
una calidad de sonido casi perfecta
2. Ofrecen una facilidad de montaje sin ninguna manipulación
de cintas
3. Permiten una inalterabilidad de la calidad de la
grabación después de muchas reproducciones
4. Presentan una gran facilidad y fiabilidad a la hora
de su almacenamiento y recuperación
En todo caso,
se ha de seguir con planteamientos más rigurosos en el
caso de la documentación, pues en la SER sólo existe como
documentalista Ángeles Afuera y una becaria y estamos
hablando de la principal emisora del país. En su defensa,
al ser una emisora enclavada dentro del Grupo Prisa, cuenta
el centro de documentación y el resto de periodistas con
la posibilidad de utilizar o pedir información a otros
centros, como el de El País, mucho más completo y con
un mejor funcionamiento.
5.3 Cadena
COPE.
El Centro de
Documentación de la Cadena Cope está formado por un equipo
de tres becarias y su directora, Maribel Sánchez, con
un horario que cubre las 24 horas del día. Su función
principal: salvaguardar los documentos sonoros de
su cadena de emisoras para poder recuperar luego las informaciones
necesarias.
Dispone de seis ordenadores, un reproductor de documentos
sonoros y múltiples archivadores en los que se guardan
los documentos de la cadena, los periódicos y otros documentos
en papel, ordenados por orden alfabético y por temas.
Los documentos se guardan en ordenadores que funcionan
en red.
Posee un estudio
de grabación donde se graban los originales para obtener
copias. Se pueden obtener hasta siete copias de cada original
por ambas caras, para luego guardarlas y archivarlas.
El centro de documentación de Madrid atiende por teléfono
o fax a otros centros de la cadena, aunque no estaba integrado
en la redacción, como recomienda Whatmore: "En
una organización de prensa o radio, el archivo es parte
de la redacción, sirviendo principalmente al cuerpo de
redactores. Tendría que estar en el mismo piso que las
otras secciones, suficientemente cerca de aquellos que
la usan para permitir el acceso y salida con la mínima
pérdida de tiempo, aunque lo suficientemente apartada
de la conmoción que afecta a los esfuerzos de redacción".
Con el paso
del tiempo se había acortado el espacio físico entre el
centro y al redacción, por lo que hubo que desplazarse.
En ese traslado se actualizaron los contenidos, pasando
de un archivo a un centro de documentación.
A juicio de
la directora del centro, la documentación es "una
profesión en la que hay que saber mantener la información
tanto para mí como para la gente que trabaja en radio.
Y no solamente para hoy, sino con visión de futuro. La
documentación es un servicio que debe ser útil y pensar
en quien van a ser tus usuarios".
El trabajo
documental que se lleva a cabo consta de las siguiente
fases:
1. Lectura
de la prensa diaria, escuchar la radio –Cope y otras
emisoras–, seguir los telediarios en TV.
2. Recortar los periódicos, seleccionarlos, fotocopiarlos,
indizarlos y archivarlos. Se escanean para pasarlos
a la base de datos de la COPE, que trabaja con Knosys.
3. Tratamiento sonoro: se selecciona el programa, los
cortes informativos, un programa completo o programas
especiales, dependiendo de su duración. Una vez escuchado
se pasa a la base de datos y también a cintas. Los técnicos
se encargan luego de pasar los contenidos a DAT. El
formato R-DAT (Rotary-head Digital Audio Tape) ahora
DAT es el más empleado en los centros de documentación
de radio. Utiliza una cabeza rotatoria para la grabación.
4. Atender las consultas y peticiones que realizan los
profesionales de la emisora central y de otras emisoras.
5.4 Onda
Cero Radio.
No existe como
tal un centro de documentación, a pesar de que se están
haciendo grandes esfuerzos para conseguir que funcione
uno. Estamos analizando una cadena nacional, que no dispone
de centro de documentación, con lo que la calidad de la
información y de su programación es menor que si recibiera
el apoyo documental. No existe porque no hay un jefe como
sucede en las otras áreas de la radio. Por ejemplo, jefe
de programas o jefe de información local.
Lo que existe,
en realidad, es un Archivo Sonoro de los Servicios Informativos,
que guarda aquellos cortes importantes que se han ido
emitiendo en los informativos de la casa, pero no hay
una estructura para llevar a cabo el proceso documental.
Cuenta con dos periodistas, Eva Llamazares y Cristina
Rubio que además de ejercer sus tareas informativas se
encargan, cuando disponen de tiempo, de ordenar y clasificar
los cortes documentales.
Aparte del
archivo sonoro, la documentación de la emisora es escasa,
apenas unas cuantas enciclopedias en CD-ROM y los anuarios
de otros medios de comunicación, además de los servicios
que ofrecen las agencias, como EFE-DATA.
El archivo
sonoro tiene almacenados más de 5.000 cortes, a los que
habría que sumar 2.000 más en formato de cinta magnetofónica.
(¿Proceso documental
sonoro?):
•
En el minidisc los cortes
se deben grabar en tiempo real y no permite comprimirlos.
Un minidisc asume 75 minutos de duración y permite borrar
y volver a grabar con la misma calidad y a gran velocidad.
• La selección es subjetiva y guiada siempre
por los criterios de trascendencia y espectacularidad.
• En las fichas se recoge el número de corte
archivado, el nombre y apellido del protagonista del
corte, la fecha, el cargo del personaje, el tema y la
fuente de corte para saber que calidad va a tener la
grabación. Hay un subtítulo por si no se encuentra por
el título. Por último, se recoge la transcripción del
corte y su duración, así como la localización en el
minidisc y el número del corte dentro del mismo.
• Antes de utilizar el minidisc se empleaba un
programa de word en el que se iban pegando cortes sin
ninguna ordenación.
• De cada archivo se realiza una copia de seguridad.
