Situación de los Centros de Documentación en los Medios de Comunicación de Madrid

Pedro Razquin

Introducción

El presente trabajo "Situación de los Centros de Documentación en los Medios de Comunicación de Madrid" es el resumen de una investigación realizada en el año 1991. Sus resultados fueron presentados en la Universidad de Verano de Mérida.

Metodológicamente podría considerarse un trabajo de campo ya que no parte de una apoyatura teórica sino del contacto directo con la realidad. Para obtener los datos requeridos en la encuesta se prefirieron las visitas personales a los diferentes medios de comunicación y, solamente en aquellos casos en que esto resultó imposible, se enviaron las preguntas por fax o fueron planteadas telefónicamente.

Se ha considerado interesante publicar ahora este estudio porque las conclusiones todavía son válidas e, incluso, en algunos sectores, sorpresivas. Como es lógico las cosas han cambiado durante este año y medio, por ejemplo, el diario "El Sol" ha dejado de existir. Sin embargo, se ha efectuado una actualización de la información, no tan profunda como el autor hubiera deseado, que demuestra que, salvo en el volumen de los fondos claramente incrementado y en el uso de alguna versión superior del programa de informatización, la situación básica apenas ha variado. No se han aumentado los recursos humanos tan necesarios en algunos sectores ni se han adoptado medidas de centralización de recursos en los grandes grupos editoriales.

Método de trabajo

El método de trabajo ha sido sencillo: un cuestionario, que veremos más adelante, fue planteado a los responsables de los centros. Esta serie de preguntas pretendía recabar información sobre cinco aspectos principales: Equipamiento informático, es decir, situación real del proceso de automatización, Tipología y volumen de los fondos documentales, Estructura organizativa y categorías laborales de los profesionales de la Documentación, Servicios que el centro ofrece y Relaciones entre los diversos centros y sus fuentes de información externa.

Como universo donde efectuar la encuesta se optó por los tres tipos de medios de comunicación básicos:

• Prensa: donde se han incluido tanto los periódicos de publicación diaria como revistas de publicación semanal y de diversos contenidos.
• Radio: es decir, cadenas de emisoras de carácter tanto público como privado.
• Televisión: abarcando tanto televisiones públicas de ámbito nacional y autonómico como cadenas privadas de tipo abierto y codificado.

El ámbito de este análisis no es exhaustivo puesto que se ha restringido al ámbito geográfico de Madrid y no todas las empresas de comunicación existentes han sido encuestadas. Sin embargo, la pluralidad de las empresas consultadas hace posible que los problemas comunes detectados puedan considerarse como generales.

A pesar de las evidentes limitaciones, creo que los datos obtenidos pueden ser extrapolables y servir como indicadores de la situación de la Documentación en el sector de la Comunicación.

Criterios de selección

Los criterios de selección de los medios consultados han sido de distinta índole en cada caso. Se ha intentado que la diversidad de la muestra cubra la tipología básica de los medios.

Universo de la encuesta

Prensa encuestada

Entre los diarios se han elegido:

• ABC, por su larga tradición (posiblemente sea el decano de los periódicos del país) y por la importancia histórica de su archivo.
• EL PAIS, por contar con un centro de documentación modélico y por su imparcialidad e independencia reconocida por el resto de los medios.
• DIARIO 16, por su línea de periodismo de investigación y sus numerosas ediciones regionales.
• EL SOL, por contar con el sistema informático más avanzado no sólo en la gestión de la documentación sino también en todo proceso de elaboración del diario.

Además dentro de este apartado se han incluido:

• INTERVIU, CAMBIO 16 y TIEMPO, como muestras de revistas de información general.
• DIEZ MINUTOS, como representante del "periodismo rosa", la llamada prensa del corazón, que no puede ser ignorada por varios motivos, entre ellos: la amplitud de su difusión, su larga historia y la gran importancia de sus archivos, principalmente en el campo de la documentación gráfica.

Radios encuestadas

Dentro del sector de Radio se han elegido: Radio Nacional de España (RNE), Cadena Ser, Cadena Cope y Antena 3 Radio, porque representan las instituciones de mayor tradición en este sector y, al mismo tiempo las máximas audiencias.

Televisiones consultadas

Dentro del marco televisivo, las empresas encuestadas han sido: Televisión Española (TVE) y TeleMadrid como representantes de las televisiones públicas de distinta cobertura: nacional y autonómica, y Antena 3TV y Canal +, como ejemplos de cadenas privadas en sus dos modalidades: gratuitas y de pago.

• TVE: Emisión desde el año 1956, tiene los mayores archivos, los mejores medios y presupuesto público. Ambito nacional.
• TeleMadrid: Una de las últimas autonómicas, de financiación pública pero de ámbito reducido (autonomía uniprovincial).
• Antena 3 TV. Emisión desde 25/1/90. Primera televisión privada, de programación/emisión abierta, es decir, gratuita.
• Canal +. La más joven de las cadenas privadas y la más elitista ya que, necesita abonados para su financiación, emisión codificada.

Cuestionario sobre Centros de Documentación en Medios de Comunicación

• Equipamiento Informático
  • Modelo y Tipo de Ordenador
  • Programa/s
  • Tipo de bases de datos y número
  • Formas de almacenamiento de información
  • Soportes magnéticos
  • Soportes ópticos
  • Otros soportes
• Estructura Organizativa
  • Número de documentalistas y categorías profesionales
  • Dependencia jerárquica dentro del medio
• Fondos Documentales
  • Tipos de formatos
  • Número
• Servicios
  • Venta
  • Préstamo
  • Tipología del usuario
  • Tipo de demandas de información
  • Publicaciones y productos de proyección exterior
• Fuentes Externas
  • Principales proveedores de información
  • Relaciones con otros centros y acuerdos de intercambio (Asociaciones o Federaciones).

Conclusiones

Se suele decir que apenas existen diferencias entre una biblioteca especializada y un centro de documentación. Normalmente, ambos están dotados de un sistema de gestión informático, trabajan con bases de datos tanto propias como externas (teledocumentación), y ofrecen servicios como la DSI: difusión selectiva de la información según perfiles de interés de los usuarios, bien sean individuales o de grupo.

Sin embargo, en el caso de los centros de documentación de información de actualidad, sí se podrían establecer una serie de peculiaridades que diferencian estos centros de documentación de una biblioteca especializada.

Podemos enumerar algunas:

• Respecto a soportes documentales
  Los centros de documentación de información de actualidad trabajan con unos soportes que no son habituales en las bibliotecas especializadas, generalmente, de carácter técnico o científico. La imagen, ya sea en formato vídeo, cine (en el caso de las televisiones) o el sonido, ya sea palabra o música (en el caso de la radio) ocupan el lugar principal, como en las bibliotecas especializadas lo ocupan el papel y los CD-ROM. Los soportes y los formatos son muy variados. Los más habituales en la documentación de actualidad:

  VIDEO:	1'C UMATIC (3/4') BETACAM SP VHS
  FOTO:	PAPEL B/N PAPEL COLOR DIAPOSITIVA NEGATIVO
  SONIDO:	CINTA ABIERTA (1/2 pulgada) DISCO (LP/SINGLE) DISCO COMPACTO (CD) DAT (DIGITAL AUDIO TAPE) CASSETE

• Respecto a la vigencia de la información:
  La vigencia de la información de actualidad es realmente efímera en los medios de comunicación. Véase el caso de los teletipos donde una noticia deja de serlo a los tres días, mientras que en una biblioteca especializada las investigaciones e informes tienen una pervivencia de al menos uno o dos años, salvo en casos excepcionales.
• Respecto al tratamiento documental:
  En los centros de documentación de información de actualidad no existe una normalización real en el tratamiento documental para el intercambio, como sucede en las bibliotecas. Se ignoran las reglas de catalogación, la puntuación ISBN y el formato MARC. Salvo en el caso de los archivos de televisión con la Federación Internacional de Archivos de Televisión, no existen organizaciones de cooperación e intercambio.
• Respecto a las demandas de información:
  El caracter de urgencia, la necesidad de una respuesta inmediata, es otra de las características diferenciadoras del trabajo en un medio de comunicación. La necesidad del "Centro de Documentación" de adecuarse al medio al que presta su servicio hace que en la práctica, el tratamiento documental de la información se libere de normalizaciones y lleve a cabo un servicio de documentación "personal". Si bien en algunos casos se puede encontrar una política de difusión selectiva de la información (tal y como es práctica habitual en bibliotecas especializadas) no es normal ya que los intereses son dispares y variables.
• Respecto al componente económico:
  En la mayoría de los casos las bibliotecas especializadas son de capital público y no sufren la necesidad de rentabilización de la información que se da en las empresas informativas.

Conclusiones Sector Prensa

• Bajo nivel de informatización, como lo demuestra la situación del Grupo 16 y del Grupo Z, que son los mayores grupos editoriales del país, pese a los ejemplos en sentido contrario de "El País" y "El Sol".
• Falta de centralización de recursos. Este aspecto alcanza su máxima expresión en la organización de los citados grupos editoriales, cuyas publicaciones mantienen centros de documentación independientes, duplicando esfuerzos económicos y humanos, estando situados en el mismo edificio.
• Carencia de asociaciones y/o relaciones organizadas de intercambio o cooperación. Este vacío se cubre por medio de la colaboración entre profesionales, basándose muchas veces en las relaciones personales.
• Falta de normalización y homogeneidad en la catalogación o análisis documental. La inexistencia de thesaurus o lenguajes documentales especializados en información de actualidad ha originado que cada centro desarrolle su sistema propio, dependiendo de necesidades y recursos muy concretos.
• La escazez de personal, uno de los problemas principales destacados por los encuestados, da lugar a un tratamiento de la documentación simplificado y de carácter práctico, donde no se publican boletines ni catálogos. Como ejemplo de esta situación, hay que indicar que, en algunos casos, los encuestados han sido incapaces de evaluar, aún de manera aproximada, sus fondos.

Dentro de este apartado referente al personal, tenemos que indicar también, que el personal no suele ser especializado, es decir, documentalistas, sino periodistas o redactores.

• El espacio insuficiente trae como consecuencia que los períodos de conservación de la prensa sean muy variables, conservándose en forma de archivo indefinido muy poca documentación además de la propia colección.

Conclusiones Sector Radio

• Los problemas básicos de la documentación en radio son comunes al sector prensa. Los principales son: la escasez de personal y espacio, la pluralidad de las categorías laborales y la poca especialización de los profesionales de documentación, salvo en RNE, la falta de organismos o federaciones que faciliten la cooperación entre los distintos centros y la ausencia total de normalización en el tratamiento documental.
• La falta de tradición del archivo histórico en este sector ha originado pérdidas irreparables. En este sentido es ejemplificador , en el caso de la Cadena Ser que no dispone entre sus fondos de algunas de las voces históricas de la radiodifusión española.
  Las razones de esta situación son: la posibilidad de borrado y reutilización de la cinta magnética y la escasez de espacio para su almacenamiento (como se ha apuntado más arriba).
  Afortunadamente esto es un hecho que ha sido corregido y que evitará futuras pérdidas de información sonora.
• Carencia de condiciones de conservación especiales (temperatura y humedad). que ocasiona el deterioro consiguiente de los documentos sonoros.
• Evolución de los soportes documentales con (Compact - Disc).
  Fuerte incremento de nuevos formatos: CD y DAT (Digital Audio Tape)

Conclusiones Sector Televisión

• En este sector se da el mayor desarrollo tecnológico. Todas las televisiones encuestadas están informatizadas y, salvo TVE, todas ellas lo están desde el comienzo de sus actividades por lo que no existen fondos documentales antiguos que necesiten de una catalogación retrospectiva.
  Asimismo, todas ellas, salvo A3 TV, disponen de microfilm. Dándose, además, el caso de TVE que dispone de sus propios equipos de microfilmación.
• La teledocumentación, entendida como acceso a fuentes documentales externas, es una práctica habitual. En el caso de las imágenes, mediante conexiones vía satélite con otras televisiones tales como WTN (World Televisión News), CNN o Visnews y en el caso de la información escrita, mediante acceso a agencias de prensa nacionales e internacionales.
• La Federación Internacional de Archivos de Televisión (FIAT), a la que todas las televisiones encuestadas están asociadas, ha intentado una cierta homogeneización del análisis documental y el desarrollo de medidas de colaboración, evitando el vacío descrito en los otros sectores.
• Menor importancia de la documentación escrita, salvo en TVE, ya que las necesidades de este tipo de información quedan cubiertas mediante conexiones a agencias de prensa o bases de datos externas.
• La documentación audiovisual con la que trabajan las televisiones presenta la gama de soportes de información más amplia posible: vídeo, fotografía, sonido e información escrita por lo que el personal encargado de su tratamiento es altamente especializado. En este sentido, los profesionales de este sector son los documentalistas más cualificados y con mayor adecuación al trabajo que realizan.
• La posibilidad de reutilización del soporte vídeo da lugar a una práctica de archivo histórico propia de las televisiones: el compactado.
  Debido a razones económicas y físicas (espacio) fáciles de comprender, el documento no es conservado íntegramente, sino que sus partes más destacables son grabadas formando unidades documentales nuevas, compactados, en las que la información se agrupa siguiendo criterios de afinidad, ya sean temas o personas.