LOS ARCHIVOS GRAFICOS DE PUBLICACIONES PERIODICAS: HACIA UN ENTORNO MULTIMEDIA (1)

Susana Hernández Ríos
Responsable de Documentación
Revista CINEMANIA

Índice

1. Introducción
2. Operaciones documentales
3. Gestores documentales con posibilidades multimedia
4. Ventajas en el uso de sistemas ópticos de almacenamiento aplicados a los archivos gráficos
5. Conclusiones
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
BIBLIOGRAFIA

1. Introducción

Este trabajo analiza los servicios de documentación y las formas de funcionamiento establecidas por profesionales de la documentación. Además trata las necesidades de los mismos y cómo se han estructurado los criterios más precisos para el tratamiento del material gráfico en los centros de documentación de publicaciones periódicas especializadas.

El mundo actual está viviendo una auténtica revolución de la información, donde ésta se convierte en un recurso básico para el desarrollo de cualquier empresa, entidad o institución. La gran avalancha de noticias texto, material gráfico , datos, publicaciones, que se generan diariamente imposibilita conocer y asumir toda la información que se produce. Por este motivo es necesario conocer y utilizar las Nuevas Tecnologías para poder controlar, estructurar y permitir el acceso a la información precisa y necesaria.

La rapidez con la que crece el depósito gráfico de cualquier publicación periódica plantea la necesidad de estudiar la mejor técnica para organizar ese material, que facilite su rápida localización.Todo ello se realiza a través de la mecanización de esa información: referencias en bases de datos, imágenes escaneadas o digitalizadas, en diferentes soportes, etc.

La información que se produce en un centro puede ser almacenada, controlada y utilizada, con sistemas de fácil manejo. Y si hasta el momento en nuestro país la introducción de estas herramientas de trabajo es lenta, ya se está haciendo más cotidiana la utilización de esta terminología que impone este nuevo proceso: teledocumentación, sistemas multimedia, sistemas ópticos, sistemas interactivos, sistemas de gestión documental, y otros que hasta hace unos años era impensable. Hay que analizar el material con el que vamos a trabajar para poder así identificar y prever las necesidades de cada centro, y trabajar en consecuencia.

Los medios de comunicación de prensa periódica especializada han ido creando pequeños servicios de documentación según las necesidades de la propia publicación. Los archivos manuales tienden a desaparecer y se van adaptando a las nuevas tecnologías informáticas.

El archivo gráfico de una publicación supone la acumulación de imágenes fijas, publicadas o no, que pueden servir en cualquier momento para acompañar un texto. Este material se archivará de forma manual o automatizada por profesionales que crearán referencias que les permitan su posterior recuperación.

Hoy en día la mayoría de los archivos gráficos de publicaciones periódicas trabajan con gestores documentales. El manejo de estos sistemas se está simplificando de tal manera que resulta de interés para contener diversas informaciones evitando los ficheros manuales.

En relación con la aplicación de las nuevas tecnologías a las que aludíamos, un ejemplo lo constituye la Agencia Gráfica inglesa HULTON DEUSTCH (representada en España por STOCK PHOTO) acaba de editar dos CD ROM con la siguiente información: "PEOPLE", con más de 10.000 imágenes de 4.000 personajes históricos del siglo XX y "DECADES", con 2.500 imágenes de los años 1930, 50 y 60. La serie DIGITAL SONE: se trata de una colección de fotografías (1.500.000 en stock) en formato Kodak Photo CD, realizadas por fotógrafos de gran prestigio en el mundo.

2. Operaciones documentales

Nos referimos a continuación a dos de las operaciones básicas realizadas en el archivo gráfico:

2. 1. Indización fotográfica

Operación que consiste en extraer los conceptos más representativos de un documento (la identificación y selección de los conceptos dependerá de los objetivos del sistema documental y de las necesidades de los usuarios) y la traducción de éstos al lenguaje documental.

La indización de los documentos consiste en el almacenamiento de todas las palabras significativas por orden alfabético en uno o varios campos de información con la identificación de todos los documentos que contienen esa información, favoreciendo la recuperación de la información al mismo tiempo que esta información ocupa menos espacio en el área de almacenamiento magnético del ordenador.

Se debe tener en cuenta que todos los lenguajes son dinámicos, lo que nos lleva a una actualización permanente. Cada época posee un vocabulario y un "argot" nuevo y transitorio y puede ocurrir que si no realizamos bien esta operación no podamos localizar la información que tenemos archivada. El léxico utilizado debe abarcar toda la información y eliminar los términos que por su complejidad nos harían perder los documentos. Debemos documentar bien el material gráfico que estamos tratando, señalando detalles, matices, valoraciones y una información exhaustiva.

Por este motivo se considera conveniente la utilización de:
1. Extranjerismos aceptados y adoptando criterios comunes, que no nos lleven a ningún error.
2. Utilización de términos comunes para indizar varios documentos que versen sobre el mismo tema o estén relacionados, eliminando así términos que puedan desviar la atención del verdadero sentido de la información; esto nos permitirá reagrupar la información en apartados bien definidos.
3. Nombres propios de personajes, apodos y personas relacionadas.
4. Lugares geográficos, con las consiguientes actualizaciones.
5. Referencias cruzadas que eliminen equívocos en el momento de utilizar términos que se consideran pasajeros.

Se utilizan siempre aquellas palabras clave o descriptores que contengan en su expresión mayor contenido informativo y que ayuden a desvelar la idea central del documento, Siempre se debe tener presente que con el mismo lenguaje por el cual indizamos un documento posteriormente realizaremos una búsqueda para localizar la información.

Uno de los problemas que se plantea en el momento de indizar este tipo de material fotográfico es la subjetividad del propio documentalista que realiza el trabajo. El documentalista se ve condicionado por su propia formación y conocimientos, por las referencias textuales que lo acompañan (texto, pie de foto,...) y donde se encuentra insertado el reportaje.

2.2. Almacenamiento y recuperación de la información

Los soportes informáticos han evolucionado rápidamente; sin embargo el almacenamiento magnético sigue conservando su posición frente a los nuevos soportes ópticos y magneto ópticos cuya utilización a pesar de todo ha empezado a generalizarse (2). Dispositivos como:
1. Disco óptico pregrabado y de sólo lectura: ROM. El CD ROM.
2. WROM / WRITE ONCE READ MANY. Discos ópticos que permiten escribir una vez para ser leído en múltiples ocasiones.
3. WARM / WRITE ALWAYS READ MANY. Discos ópticos regrabables. Un sinónimo es EDOD / ERASABLE DIGITAL OPTICAL. Discos ópticos regrabables que pueden ser grabados cuantas veces se quiera.

Otros soportes de almacenamiento óptico: VIDEO DISCO OPTICO; DON WORM, Disco Optico Numérico; DON WARM; CD DA; CD ROM; CD WORM; CD MO; CD V; DV I, CD I; CD ROM XA; Tarjeta óptica; Cinta óptica y Papel digital y el último en el mercado, el Digital Video Disc (DVD), un disco standar mundial de mayor capacidad (hasta 135 minutos de video en tiempo real).

Como ejemplo de empresas que están haciendo uso de estos sistemas se encuentra la agencia de prensa y fotografía "AGE FOTOSTOCK" ha adoptado durante 1993 la tecnología "KODAK PHOTO CD", siendo ésta la primera agencia española con instalaciones de este tipo de proceso digital de diapositivas. KODAK PHOTO CD representa uno de los últimos avances de tratamiento digital de la imagen (tanto para el material en color como en blanco y negro). Este proceso permite la digitalización de imágenes: diapositivas o negativos.

Las imágenes recogidas por este procedimiento se almacenan en discos ópticos (similar al CD ROM o disco compacto, pudiendo ser leídos y aplicados en procesos de autoedición (a través de programas como: PAGE MAKER, QUARXPRESS,...). De esta manera se pueden crear bocetos para los clientes, y eliminar el costoso proceso de enviar los originales o copias del material (los cuales pueden deteriorarse con el uso o pueden extraviarse).

Otro de los proyectos tras la incorporación de estas nuevas tecnologías es la creación de listas del material que contiene el archivo, para que los usuarios puedan conocerlo y así poder solicitarlo. La agencia podrá enviar las imágenes digitalizadas con una gran capacidad de resolución, lo que le permitirá al cliente filmar la imagen directamente. Para poder recibir estas imágenes digitalizadas en el propio centro es necesario: un modem telefónico o una RTSDI (Red Telefónica de Servicios Digitales Integrados).

3. Gestores documentales con posibilidades multimedia

En España los Servicios de Documentación de Publicaciones Periódicas han optado en los últimos años por la incorporación del tratamiento y gestión informática de la información. La gran avalancha de gestores documentales en el mercado (nacional e internacional), plantea el tener que tomar una solución práctica de acuerdo a las necesidades del Centro, tras valorar sus posibilidades de trabajo y el factor económico. Enumeramos a continuación algunas de las características de estos programas que integran texto e imágenes:
FREEBASE: este gestor documental permite utilizar discos ópticos y activar imágenes fijas y móviles y de gestionar información en varios discos duros u ópticos al mismo tiempo. Es un sistema multimedia que permite la conexión con periféricos: aplicaciones con video óptico y video interactivo, más unidades de disco, CD ROM, WROM, multiusuario (MS DOS, UNIX y derivados y WINDOWS). Las búsquedas en este programa se realizan en texto libre simplificada con la opción del hipertexto, Otra de las ventajas es la creación de un mayor número de documentos por base de datos.
WINDOWS PERSONAL LIBRARIAN (3): se trata de un gestor documental que trabaja en entorno Windows, y permite trabajar con un gran volumen de información textual (recomendada para las bases de datos de texto completo), y con discos ópticos. Con él es posible recuperar la información a través de los procedimientos habituales operadores booleanos, de proximidad, truncamientos y permite recuperar un conjunto de documentos susceptibles de satisfacer una necesidad de información, calculando la probabilidad de pertinencia de cada documento respecto a la consulta concreta que ha realizado el usuario.
El inconveniente de este programa no permite la entrada de datos desde el teclado, sino que está planteado para trabajar con información que o bien ha sido introducida a través de otra base de datos o aquella información procedente de la exploración de documentos mediante OCR (Optical Character Recognition / Reconocimiento óptico de caracteres).
INMAGIC PLUS: este gestor de base de datos documentales textual trabaja con MS DOS, en Red Local o entornos VAX. Permite crear un número ilimitado de Bases de Datos con campos de longitud variable, repetibles de forma ilimitada. Dispone de una aplicación Inmagic Image que le permite asociar a los registros de la Base de Datos imágenes escaneadas en blanco y negro como dibujos, mapas, gráficos, fotografías, etc. El usuario puede visualizar o imprimir esas imágenes, asi como rotar, ampliar o reducirlas.
OPTIX

4. Ventajas en el uso de sistemas ópticos de almacenamiento aplicados a los archivos gráficos

Las tareas de trabajo de estos sistemas de gestión comienzan con la captura del documento o proceso de digitalización de las imágenes o documentos a través del escaner. El escaner fotografía electrónicamente cada documento convirtiéndolo en una imagen que posteriormente puede ser visionada en la pantalla. Estas imágenes se comprimen y se almacenan en ficheros. Normalmente, para poder verificar la calidad de las imágenes, éstas residen en un disco magnético y posteriormente se envían al disco óptico. El siguiente paso es la indización de las imágenes, las imágenes escaneadas se almacenan en discos ópticos y la información de tipo factual (índices o contenido de la base de datos) en discos magnéticos. Para cada imagen se crea una ficha asociada a una base de datos del disco duro del PC. Para realizar búsquedas se accede a los sistemas de gestión documental por los criterios recogidos en la base de datos que gestionan la información factual asociada a las imágenes documentales

Algunas ventajas de la utilización de estos sistemas para realizar la gestión documental aplicada a archivos gráficos son las siguientes:
1. Almacenamiento de todo tipo de información: texto, imagen fija o en movimiento, sonido, reduciendo el espacio utilizado para el archivo y acceso instantáneo al documento.
2. Permiten la transmisión de los documentos a través de procedimiento telemáticos.
3. Varios usuarios pueden acceder al mismo documento simultáneamente (tecnologías de almacenamiento óptico especializadas para multiusuarios).
4. Operaciones de seguridad. A través de los conceptos de perfil de acceso y privilegios de los usuarios se crean categorías de acceso a determinados documentos. Con la posibilidad añadida de ocultación de los documentos en las bases de datos (técnicas de encriptación).
5. Al no trabajarse con los documentos primarios, éstos siempre están localizados, evitándose así retrasos en las devoluciones de la información, reduciéndose el tiempo de acceso al documento, y permitiéndose conservar la información en discos no borrables (de este modo se evita el deterioro de propio documento y la pérdida de los mismos).
6. La utilización de archivos ópticos supone abrir un apartado dentro de los propios centros de explotación de los documentos creados. El inconveniente principal es el alto coste (aunque cada vez menor) que todavía suponen estos soportes al no haberse estandarizado aún su uso en el trabajo.

5. Conclusiones

1. Los Centros de Documentación de Publicaciones Periódicas en España han dado el primer paso hacia la informatización y creación de bases de datos a lo largo de las dos últimas décadas. Sin embargo, el retraso con respecto a otros países europeos y americanos hace evidente la necesidad de una rápida incorporación de nuevas tecnologías digitales en el trabajo documental.

2. El principal problema es la fuerte inversión económica que supone la introducción de tecnologías y personal especializado para la gestión de la gran avalancha de información textual y material gráfico que genera diariamente una publicación especializada, incluso sin tener en cuenta la mayor o menor periodicidad de la misma.

3. Hasta el momento nos encontramos ante una descentralización que se refleja en que algunos grupos editoriales españoles duplican los esfuerzos, recursos humanos y económicos en sus tareas documentales. Al mismo teimpo, se advierte una tendencia en los Servicios de Documentación de Publicaciones Periódicas a unificar esfuerzos creando un único Departamento que centralice el trabajo.

4. La inexistencia de tesauros generales para la homologación de terminologías, puesto que cada centro va creando su propio listado de términos generados por sus correspondientes gestores documentales.

5. La falta de personal y el espacio destinado al material son dos graves problemas. El departamento de documentación nunca ha sido tratado en las publicaciones periódicas con gran interés. El personal destinado a estos trabajos no estaba especializado y tampoco su número era suficiente.

6. Todavía en España no se hace un uso rentable de los servicios on line/off line. Si bien es cierto que en la actualidad estas fórmulas de acceso a la información son costosas, se constata cada vez más que la obtención de informaciones a través de agencias o directamente en CD ROM, agiliza y abarata el trabajo de la redacción en su conjunto. La existencia cada día de un mayor número de catálogos de bases de datos en CD ROM así lo atestigua.

7. Hoy en día se puede mantener un archivo de originales electrónicamente, con ausencia absoluta de los soportes utilizados tradicionalmente. Pero no se puede olvidar que determinadas publicaciones cuidan más la adquisición e impresión del material utilizado y que las imágenes digitalizadas en un CD pueden resultar de peor calidad que los originales (al menos hasta hace poco).

8. Los centros de documentación de publicaciones periódicas empiezan a utilizar los servicios de Internet para conocer el material que algunas agencias gráficas muestran en la red. Este es uno de los pasos que demuestran que las tareas de trabajo documentales se encuentran en un período de cambio.

9. Por último, es evidente que debemos prepararnos para un gran mercado de futuro. El gran volumen de información organizado supone un ahorro: de espacio, del coste de la documentación (eliminación de duplicados), en las gestiones internas (de archivo y búsquedas), lo que redunda en una mayor calidad en la información recibida por los usuarios. Apostar por las nuevas tecnologías no es sólo una necesidad inexcusable para cualquier sistema moderno de documentación, sino un modelo de crecimiento y desarrollo del sector que generará actividad para un número creciente de profesionales.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

(1) Extracto de la memoria fin de master MID (Master en Información y Documentación, 1992-1995. Universidad Antonio de Nebrija), bajo la dirección del profesor Alfonso López Yepes. Con el título "Prensa periódica especializada: archivos gráficos y automatización" (Madrid, 1995), se encuentra depositado en la biblioteca de dicha Universidad.

(2) SARA, Natalia. La fiebre del disco óptico. En: "Actualidad Económica", nº 1809, febrero 1993. Págs. 60 63. ABASCAL FALGUERAS, Ernest y RECODER SELLARES, María José. La industria de las Bases de datos en Cataluña. Perspectivas para la década de los noventa. En: "Terceras Jornadas Españolas de Documentación Automatizada. DOCUMAT 90". Palma de Mallorca, UIB, mayo 1990. Durante este año la venta de estos soportes multimedia ha visto incrementadas sus ventas, en USA por ejemplo, se venden mensualmente más de 250.000 unidades. En todo el mundo se están llevando a cabo proyectos para preservar antiguas colecciones de imágenes. Por ejemplo IBM mantiene la digitalización del Archivo de Indias de Sevilla sobre 9 millones de documentos gráficos que serán almacenados en más de 5000 discos. La Agencia Cartográfica del Departamento de Defensa de USA, precisa de 25 CD ROM para almacenar el mapa de todo el planetario en escala 1:1000. El Archivo del departamento de Publicidad del Gobierno Vasco con 30.000 diapositivas se gestiona gracias a un videodisco WORM laservisión. (Cf. ALPISTE, Francesc; BRIGOS, Miguel; M. Monguet, Josep. Aplicaciones Multimedia. Presente y futuro. Barcelona. Técnicas Rede, 1993.).

(3) CODINA, Lluis. Software a prueba: Windows personal librarian. En: BINARY. abril 1993. Págs. 78 80. Otros sistemas de gestión documental disponibles en el mercado son: FILE MAKER PRO 2.0; CA RET/XBASE; QTE DATABASE EDITOR 50.1; MICROSOFT ACCESS 1.0; PARADOX PARA WINDOWS 1.0.; MULTIBASE WINDOWS 1.0.; WINDOWS BASE 1.5.; FOXPRO PARA WINDOWS; VISUALDESK +; BASIS PLUS; FLASH; PRO DOC; CLARITY; FOTOTECA, IDEA X IMAGEN, KNOSYS y KNOSYS para Windows, CLARITY y CLARITY Plus.

(4) OPTIX se ha instalado con mayor fuerza en los centros de documentación y entidades catalanas y valencianas: Sociedad General de Autores y Editores (SGAE), Generalitat de Catalunya, Hospital clínico de Barcelona, Museo de Historia de Tarragona, Colegio farmacéutico de Valencia.

BIBLIOGRAFIA

ALPISTE, Francesc; BRIGOS, Miguel; M. Monguet, Josep. Aplicaciones Multimedia. Presente y futuro. Barcelona. Técnicas Rede, 1993).

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