» unidad de congresos: organización de eventos

» trámites previos al evento

• Reunión con los directores para la organización y planificación del evento: presupuesto del que se dispone (ingresos por matrículas y posibles patrocinios), calendario de trabajo, fijar fechas y sede de celebración, coordinación de proveedores y contratación de servicios prestados, entre los que se encuentran:
  
  
  • Tramitación de reservas de alojamiento.
  • Alquiler de sala para la celebración.
  • Elaboración de material gráfico relativo al evento.
  • Difusión.
  • Acreditaciones y carpetas de documentación para asistentes.
  • Azafatas.
  • Intérpretes.
  • Reservas de catering o restaurante para la celebración de comidas o cenas con las autoridades y/o ponentes.
  • Organización de actividades de tiempo libre para los ponentes.
• Contacto por vía telefónica o telemática con los ponentes para facilitarles información organizativa, así como reservas o actividades extras paralelas al horario del evento.
• El programa académico deberá ser facilitado por los directores a la Unidad de Congresos.
• Difusión:
  
  
  • Gestión on-line del evento a través de un enlace en nuestra página web, que permite actualizar y difundir información relativa a la organización, programa, actividades de tiempo libre, recepción de inscripciones (que podrán ser abonadas por transferencia bancaria o por tarjeta de crédito) y reservas de hoteles.
  • Publicidad en el ámbito universitario, local, nacional o internacional, según las necesidades, en prensa.
  • Difusión a colectivos interesados: colegios profesionales, asociaciones, instituciones, federaciones, empresas, etc.

» trámites durante el evento

• Recepción de asistentes y entrega de acreditaciones y carpetas con documentación, así como test de valoración de las ponencias y la organización. Control de asistencia en caso de que se requiera.
• Protocolos de inauguración y clausura del acto, coordinación de servicios y actividades concertadas.
• Recogida del test de valoración y entrega de certificaciones a los asistentes.

» trámites después del evento

• Publicación de las actas del evento con los resúmenes de las ponencias. Gestión de la publicación de las ponencias digitales o impresas.
• Informe detallado de la gestión, incluyendo la valoración extraída de los test de evaluación de los asistentes.
• Trámites de gestión de pagos a profesores y proveedores.

» más información

• Si desea más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros en la siguiente dirección:

 

Fundación General UCM - Unidad de Congresos
Persona de contacto: Cristina Berbel
C/Donoso Cortés, 65 – 5ª Planta. 28015 Madrid
Tf: +00 34 91 394 6487. Fax: +0034 91 394 6405
congresosfg@rect.ucm.es