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Información

Resolución de 12 de enero de 2015, de la Gerencia, por la que se aprueba el procedimiento de alquiler de espacios por plazo inferior a treinta días.

 

En cumplimiento de lo previsto en el artículo 16.2 de las normas de ejecución del presupuesto de 2015 y de conformidad con las competencias que a la Gerencia atribuyen los artículos 69.2.g) y 191.1.a) de los Estatutos de la Universidad Complutense de Madrid, aprobados por Decreto 58/2003, de 8 de mayo (BOCM de 28 de mayo) se aprueba el siguiente procedimiento:

 

1. Objeto

 

1.1 El presente procedimiento tiene por objeto regular el alquiler de espacios y equipos de la Universidad Complutense de Madrid (UCM) por plazo inferior a treinta días (incluyendo, en su caso, la prestación de servicios adicionales), para la celebración de actividades que no sean incompatibles con la imagen de la Universidad ni con el normal funcionamiento de la institución universitaria.

 

Se entiende por servicios adicionales (tales como luz, calefacción, limpieza, vigilancia o personal necesario) los prestados por la Universidad en los casos de apertura de edificios en sábados, festivos o no laborables en el ámbito de la UCM, así como en aquellos en que haya que abrir expresamente el edificio para el alquiler de sus espacios.

 

1.2 Quedan fuera del objeto del presente procedimiento:

 

a)     El alquiler de las instalaciones deportivas para la práctica del deporte.

b)     El servicio de residencia de los Colegios Mayores.

c)      La reserva de espacios realizada por los miembros de la comunidad universitaria para el ejercicio de las funciones propias de dicha condición.

       Esta reserva se efectuará directamente en el centro en el que el solicitante preste servicios o curse estudios, salvo que en dicho centro no hubiera espacio disponible o éste fuera insuficiente, en cuyo caso podrá intentar la reserva en otro distinto.

 

1.3 Lo regulado en este procedimiento se entiende sin perjuicio, en su caso, de lo establecido en los convenios que la Universidad y las personas que alquilen espacios y equipos puedan tener suscritos o suscriban en un futuro.

 

2. Gestión

 

La gestión corresponde a la Gerencia de la Universidad en cuanto responsable de la administración ordinaria del patrimonio de la UCM. Esta función se ejercerá por la Gerencia a través de:

 

a)   La Oficina Técnica de Gerencia (OTG) cuando se trate del alquiler de espacios exteriores comunes de la Universidad.

b)     Los responsables de los Servicios Centrales, con el visto bueno previo de la OTG, cuando se trate del alquiler de equipos o de espacios interiores o exteriores propios de tales Servicios.

c)     Los Gerentes o Administradores de los Centros cuando se trate del alquiler de equipos o de espacios interiores o exteriores propios de los mismos. En el supuesto de que tales espacios sean comunes a más de un Centro, la gestión corresponderá a aquel que determinen los afectados de común acuerdo.

d)     La OTG cuando se trate del alquiler simultáneo de espacios correspondientes a más de un Centro gestor, en coordinación con los responsables de los espacios afectados.

 

3. Petición

 

3.1 Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, que deseen alquilar espacios y equipos de la Universidad, deberán solicitarlo:

 

a)     A la OTG, en los supuestos previstos en las letras a), b) y d) del artículo anterior.

b)     A la Gerencia o Administración correspondiente, en el supuesto previsto en la letra c) del mismo artículo.

 

3.2 La solicitud deberá especificar:

 

a)     Identificación del solicitante y, en su caso, de la persona que lo represente.

b)     Identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones.

c)      Espacios y, en su caso, equipos objeto de alquiler.

d)     Fecha y horario de la ocupación del espacio.

e)     Descripción detallada de la actividad que se va a desarrollar.

f)       Servicios adicionales (tales como luz, calefacción, limpieza, vigilancia o personal necesario).

g)     Cualquier otro dato de interés relacionado con el objeto de la solicitud formulada.

 

En cualquier momento, el gestor podrá requerir al interesado para que aporte algún dato o documento que se juzgue necesario para resolver la petición por aquél formulada.

 

3.3 La solicitud del interesado presupone la aceptación de las condiciones establecidas en este procedimiento y las que, en su caso, se establezcan en la autorización del alquiler, así como el compromiso de cumplir con la normativa aplicable a la actividad que pretende llevar a cabo en el espacio solicitado a la Universidad.

 

4. Tramitación

 

4.1 Presentada una solicitud de alquiler, el gestor comprobará que reúne los requisitos establecidos en el presente procedimiento y, de estar disponibles los espacios y equipos requeridos, accederá a lo solicitado por el interesado. En caso contrario, le comunicará el motivo o motivos por los cuales no es posible atender su petición.

    

4.2 La autorización del alquiler deberá contener, al menos, los siguientes extremos:

 

a)     Identificación del solicitante y, en su caso, de la persona que lo represente.

b)     Espacios y, en su caso, equipos objeto de alquiler.

c)      Fecha y horario de ocupación del espacio.

d)     Actividad que se va a desarrollar en el espacio solicitado.

e)     Cantidad a abonar por el interesado.

f)       Condiciones del alquiler.

g)     El número de la cuenta en la que se ha de efectuar el ingreso.

 

4.3 El responsable de la tramitación informará a la Unidad de Control y  Seguridad y a los Centros o Unidades que pudieran resultar afectados, del alquiler de los espacios exteriores de la UCM.

 

En el supuesto de alquiler de espacios interiores, será informada la Unidad de Control y Seguridad solo cuando sea previsible que pueda tener efectos colaterales no deseados en el exterior de los edificios o cuando, por el número elevado de participantes, por la presencia de personalidades de relevancia política, económica o social o por cualquier otra circunstancia, se prevea que pueda producirse algún tipo de alteración de la normalidad académica o investigadora.

 

Asimismo, cuando la entidad del evento a celebrar en un espacio exterior de la Universidad lo aconseje, se dará traslado a la Dirección de Obras y Mantenimiento para que informe sobre su viabilidad. Igualmente y en su caso, se le podrá solicitar informe sobre las condiciones en las que ha quedado el espacio después de su uso.

 

4.4 En cualquier caso, la Universidad se reserva el derecho de revocar el alquiler cuando, por circunstancias excepcionales, necesitara utilizar los espacios o equipos para fines propios, lo que, sin dilación, comunicará al interesado.

 

En este supuesto, la Universidad procurará, en la medida de sus posibilidades, ofrecer a los afectados, bien espacios o equipos similares a los autorizados, o bien los mismos espacios o equipos en fecha distinta.

 

5. Precios

 

5.1 Los precios por el alquiler de espacios y equipos de la Universidad se ajustarán a lo establecido en los anexos de las normas de ejecución presupuestaria de cada ejercicio (IVA no incluido).

 

Los precios no comprendidos en el apartado anterior serán calculados para cada supuesto, teniendo en cuenta que deberán ser proporcionados a los que se establecen en el primer párrafo de este apartado. En relación con ello, los Centros deberán informar a la OTG de tales supuestos, con el fin de proponerlos para su aprobación.

 

 5.2 Los precios por la prestación de servicios adicionales serán los que faciliten las unidades responsables de tales servicios conforme a las tarifas vigentes en cada momento y los establecidos en las normas de ejecución presupuestaria de cada ejercicio.

 

5.3 Los precios habrán de ser satisfechos con antelación al inicio del uso de los espacios y equipos correspondientes, salvo que se trate de Administraciones Públicas, en cuyo caso se estará a lo establecido en la normativa que les sea de aplicación.

 

Con la misma antelación, deberán ser presentados en las unidades gestoras, los justificantes del abono de los precios y, en su caso, de la constitución de la fianza a que se refiere el artículo 8 y de la formalización de la póliza de seguro de responsabilidad civil a que alude el artículo 9.

 

5.4 En los supuestos en los que así proceda, la Gerencia de la Universidad podrá aceptar la entrega de bienes u otras contraprestaciones en sustitución de los precios establecidos en concepto de alquiler de espacios y equipos.

 

5.5 Procederá la devolución de los precios abonados, sin intereses, cuando los espacios y equipos alquilados no puedan ser utilizados por causas imputables a la Universidad.

 

5.6 En el mes de enero de cada año, los responsables de la gestión del alquiler de espacios y equipos de los Servicios Centrales y de los distintos Centros de la Universidad remitirán a la OTG un resumen de los ingresos obtenidos por dicho concepto en el ejercicio anterior, detallando:

 

a)     La identidad del solicitante.

b)     Los espacios y, en su caso, equipos alquilados.

c)      La actividad objeto del alquiler.

d)     La fecha y horario de ocupación de los espacios.

e)     La cantidad ingresada.

f)       En su caso, la causa por la que no se llevó a cabo el alquiler.

 

6. Exenciones

 

6.1 La Gerencia de la Universidad podrá eximir total o parcialmente del pago de los precios cuando alguna circunstancia así lo aconseje y siempre con anterioridad al uso del espacio.

 

6.2 En el supuesto de que se aplique cualquier exención, la UCM podrá exigir la mención de su colaboración en la actividad de que se trate (en la forma que en cada caso se determine), tanto en la documentación como en la publicidad y la difusión que de la mencionada actividad se programe.

 

7. Jornadas

 

Los espacios y equipos alquilados podrán utilizarse en media jornada y en jornada completa. Hasta 7 horas se considerará media jornada y más de 7 horas jornada completa.

 

 

 

 

8. Fianza

 

8.1 Salvo en el caso de que el solicitante tenga la condición de Administración Pública, para responder del cumplimiento de las condiciones del alquiler, la UCM podrá exigir la constitución de una fianza, mediante aval bancario, por la cantidad que en cada caso se determine. Esta fianza podrá ser exigida aunque se haya concedido la exención parcial o total del pago del precio.

 

8.2 La fianza responderá:

 

a)  De los incumplimientos por parte del usuario, no teniendo éste derecho a devolución si renuncia a la utilización de los espacios y equipos y no lo comunica por escrito a la Universidad con antelación suficiente y, en cualquier caso, con anterioridad a la fecha en que estuviera prevista tal utilización.

b)    De posibles desperfectos en dependencias, instalaciones y en el material de la Universidad o de cualquier otro perjuicio que pudiera causarse en los espacios en los que se realiza la actividad.

c) De gastos adicionales por ampliaciones de horarios no establecidas en la solicitud de alquiler.

 

8.3 Finalizado el alquiler, si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la fianza, se procederá a su devolución al interesado.

 

9. Responsabilidades

 

Será obligación del usuario indemnizar todos los daños y perjuicios que se causen como consecuencia de la utilización de los espacios y equipos alquilados. A tal efecto, la UCM podrá exigir la constitución de la correspondiente póliza de seguro de responsabilidad civil que, además de cubrir tales daños, alcance para responder de aquellos otros causados a bienes o personas no cubiertos por la fianza regulada en el artículo anterior.

 

En el caso de que la anterior póliza se haya suscrito con franquicia, serán soportados por el titular de la autorización los daños y perjuicios en la cuantía de la franquicia y en lo que superen los límites que se establezcan en la póliza de seguro, así como los daños y riesgos no cubiertos por ésta.

 

 

10. Pago

 

10.1 Cuando se trate de espacios gestionados por la OTG o por los Servicios Centrales la factura será emitida por la unidad que tenga asignada esta función, y por la Gerencia o Administración del Centro cuando se trate de espacios gestionados por los Centros.

 

10.2 En la factura deberán figurar:

 

a)     Los requisitos exigidos por la legislación del IVA.

b)     Una descripción del alquiler: espacios y equipos alquilados, fecha o plazo, etc.

 

10.3 La vía de cobro preferente será la transferencia bancaria. Cuando el cobro del derecho se realice en la caja de las unidades gestoras, se aplicarán, como mínimo, las normas siguientes:

 

a)     Deberá entregarse justificante de todo ingreso.

b)     Deberá quedar constancia contable de cada ingreso.

c)      Los fondos deberán ser ingresados en las cuentas restringidas abiertas en entidades de crédito, diariamente o en el plazo que establezca el órgano de recaudación.

 

 

 

Madrid, a 12 de enero de 2015. La Gerente, Begoña Aísa Peinó