Manual de LISTSERV

Una lista de distribución es un conjunto de direcciones electrónicas que se usan para enviar ciertos mensajes o anuncios con un contenido de interés general para todos los miembros de la lista. La lista es gestionada por uno o varios coordinadores cuya misión principal es hacer que se respeten las normas mínimas.

Las listas de distribución son grupos de personas que se intercambian mensajes sobre una temática particular, compartiendo sus conocimientos y debatiendo temas de interés común, formando una Comunidad Virtual.

Sirven para canalizar información de interés, articular grupos de interés y para trabajos en grupo. 

2     ¿Qué es LISTSERV?

LISTSERV es el gestor de Listas de distribución más ampliamente utilizado en Internet. Permite crear, gestionar y sobre todo distribuir mensajes de listas de distribución. LISTSERV fue el primer programa software para automatizar la administración de listas de distribución

Cualquier persona que sepa cómo enviar correo electrónico podrá aprender a utilizar LISTSERV en poco tiempo, ya que no se requiere ningún conocimiento técnico.

Con LISTSERV se puede:

·         Manejar suscripciones y bajas de la lista

·         Permitir a los suscriptores modificar los parámetros de su suscripción, o a los propietarios alterarlos con el consentimiento del suscriptor.

·         Distribuir e-mail a todos los suscriptores

·         Acumular los mensajes para ser enviados periódicamente

·         Salvar los mensajes enviados a la lista en un archivo compartido

·         Manejar automáticamente comunicaciones entre miembros y propietario de la lista

·         Informe de la actividad de la lista

·         Permitir a los propietarios controlar el carácter y comportamiento de su lista

Cuando se da de alta una lista, se crea una dirección de correo electrónico para la lista, la cual es usada para enviar los mensajes a dicha lista.

2.1 Roles en la Lista

Hay cinco roles para interactuar con LISTSERV. Cada uno tiene un nivel de responsabilidad. Estos son:

·         Administrador de LISTSERV, es la persona técnica a cargo de la aplicación LISTSERV.

·         Propietario de la lista, persona/s a cargo de la operación de una lista específica

·         Moderador de la lista, que puede o no ser el propietario de la lista. Puede haber más de uno. Los moderadores deciden si se distribuye o no el mail a la lista.

·         Suscriptores, son las personas que han pedido que su dirección de correo sea añadida a la lista de distribución

·         No suscriptores, el resto de personas que no pertenecen a la lista.

3     Comunicándonos con LISTSERV

1. Uso del Correo Electrónico

2. Uso de la Interfaz de Web

3. Anatomía de una Lista LISTERV

4. Método de Confirmación

LISTSERV se creó antes de que Internet fuera de uso general, por eso la primera vía de comunicación entre las personas y el programa LISTSERV fue usando el correo electrónico, método que todavía se usa hoy en día. Las recientes versiones de LISTSERV incluyen una interfaz Web para que la comunicación sea más fácil e intuitiva.

3.1     Uso del Correo Electrónico

Hay dos direcciones de correo electrónico usadas para trabajar con las listas de LISTSERV. Una es la de comunicación con el propio programa, y la otra es la utilizada para enviar un correo a las personas que componen la lista.

La dirección de correo para comunicar con el programa es LISTSERV@listserv.ucm.es. Los mensajes enviados a esta dirección contendrán comandos de LISTSERV, un comando por línea.

3.2     Uso de la Interfaz de Web

El envío de mensajes a LISTSERV conteniendo comandos es alguna veces confuso, para simplificar el proceso, la interfaz de Web suministra un lugar centralizado para interactuar con LISTSERV, y para enviar mensajes a la lista.

3.3     Anatomía de una Lista LISTERV

Una lista LISTSERV consiste en una cabecera con los comandos de configuración y la lista de las direcciones de correos de las personas suscritas.

Existen más de cincuenta claves para modificar el perfil de la lista de distribución. Estas claves, pueden ser añadidas, borradas o modificadas usando la interfaz de Web o enviando un correo electrónico al programa LISTSERV con el comando correspondiente.

3.4     Método de Confirmación

Por seguridad, existen un número de acciones para las cuales LISTSERV requiere confirmación antes de procesarla. En algunos casos LISTSERV aceptará validación basada en palabras claves, en otros se requiere una confirmación por correo electrónico. Cuando esto ocurre, LISTSERV envía un mensaje por correo electrónico con el asunto tal como:

Asunto: Solicitud de confirmación (787EF897)

La cadena de números hexadecimales entre paréntesis (en el ejemplo 787EF897) se llama “cookie” o código de confirmación y es diferente cada vez.

Cuando se recibe una petición de confirmación de comando, hay que confirmarla en 48 horas para que el comando se ejecute. Hay dos maneras de confirmar el comando, usando el interfaz de Web o usando el correo electrónico.

4     Tipos de Listas de Distribución

Existen tres tipos principales o estilos de listas de distribución. El administrador de LISTSERV creará la lista basada en el estilo que usted necesite. Estos tipos son:

·         Anuncio.- El o los propietarios y el editor o los editores de la lista son las únicas personas a las que se les permite enviar mensajes a los subscritores. La comunicación sólo va en un sentido, de los administradores de la lista a los suscriptores. Este tipo de lista se usa principalmente para noticias, anuncio de productos, y envío de información que no necesita respuesta de los suscriptores.

·         Discusión.- A los administradores y a los suscriptores de la lista se les permite enviar mensajes a dicha lista. La comunicación es en los dos sentidos, entre el administrador y los suscriptores y viceversa. Este tipo de lista es usado en grupos de discusión, para intercambio de ideas e información.

·         Moderada.- Es un tipo de lista de discusión  que tiene un editor o editores quienes revisan los mensajes a enviar a la lista, y deciden si los envían o no.

5     Interfaz Web de Listserv

El envío de mensajes a LISTSERV con los comandos correspondientes algunas veces puede ser confuso. Existen muchas claves, y sus valores son modificables por mensajes, pero para simplificar este proceso existe una interfaz Web para los propietarios de las listas y para los suscriptores, suministrando un lugar centralizado para interactuar con LISTSERV. Esta interfaz permite a los propietarios gestionar su listas, enviar a la lista, revisar los archivos y obtener informes de la actividad de la lista, y a los suscriptores gestionar su suscripción, enviar a la lista y revisar los archivos.

La URL para acceder a esta interfaz es la siguiente: http://listserv.ucm.es/cgi-bin/wa

Aquí aparece un mensaje de bienvenida, listando una variada selección de menús. El acceso a estas selecciones dependerá del rol de cada uno, administrador, propietario, moderador o suscriptor.

5.1     Gestión de Listas

La página de Gestión de Listas, es la página que nos lleva a las funciones de manejo de las listas de distribución. Si Usted es el propietario de una sola lista, aparecerá la página para gestionar esa lista, pero si es propietario de más de una lista, necesitará seleccionar las lista con las que quiere trabajar.

Aparecen una serie de botones en la parte superior de la pantalla, estos son:

·         Suscriptores.- Añadir o eliminar suscripciones individuales. Búsqueda de una suscripción. Cambio de parámetros de una suscripción. Listar los suscriptores.

·         Configuración.- Editar la cabecera de la lista.

·         Asistente.- Acceso al asistente para modificar las claves de configuración de la lista y realizar ciertas tareas de los propietarios de la lista.

·         Informes.- Acceso al área de informes, también permite ver y cambiar parámetros para varios suscriptores a la vez.

·         Informe de Cambios.- Informa de la actividad de la lista tanto de suscripciones como de envíos a la lista.

·         Moderación.- Acceso a la página de Moderación de la lista.

·         Volumen.- Añade, reemplaza o borra un conjunto de suscripciones de una vez mediante un fichero de texto que contiene las direcciones de correo.

·         Apariencia.- Cambia el formato general del Interfaz Web que aparece para la lista.

·         Plantillas.- Modifica los mensajes administrativos y páginas Web para esa lista.

·         Comandos.- Envía un comando a LISTSERV.

·         Ayuda /Oculta Ayuda.- Aparece o desaparece la ayuda que aparece en esta página.

En el panel de Navegación, aparece la opción Selección de Tema, esta opción te permite cambiar el color de la interfaz para usted (no lo cambia para otras personas)

6     Tareas comunes para los usuarios de listas

1. Cómo suscribirse a una lista de LISTSERV

2. Cómo darse de baja de una lista de LISTSERV

3. Cómo enviar mensajes a una lista de LISTSERV

4. Cómo saber qué listas existen y cuáles son de interés

5. Cómo ver los miembros de una lista

6. Cómo buscar en los miembros de una lista

7. Cómo esconderse del comando REVIEW

8. Cómo revisar y modificar los parámetros de suscripción de un usuario

9. Opciones de suscripción a una lista

10. Consejos útiles de suscripción

11. Cómo obtener información de una lista

12. Cómo acceder a los archivos de una lista

13. Cómo saber en qué listas de la UCM está dado de alta

Este apartado muestra las tareas más comunes que utilizarán los usuarios (suscriptores) de listas.

Las opciones que se indican a continuación se pueden seleccionar navegando vía web accediendo al Área del Suscriptor. Para ello deberá obtener una contraseña propia del programa de LISTSERV (esta contraseña es distinta a la del correo electrónico y demás contraseñas que usted tenga).

Si un usuario envía más de 21 comandos consecutivos inválidos a LISTSERV, éste le invalidará para poder enviar más mensaje. Sólo el administrador de la lista podrá volver a habilitarlo.

Es interesante enviar el comando info refcard en el cuerpo del mensaje; recibirá un documento con todos los comandos y órdenes. 

6.1 Cómo suscribirse a una lista de LISTSERV

        +------------------------------------+
        |                                    |
        | To: listserv@listserv.ucm.es       |
        | Subject:                           |
        | =================================  |
        |                    		     |
        |suscribe derecho Pepe García        |
        +------------------------------------+

	+----------------------------------------------------+
	|					   	     |
 	| To: listserv@listserv.ucm.es                       |
 	| Subject: RE: Command confirmation request (5re3ws) |
	| ===================================================|
 	|				   	             |
 	| OK				                     |
	+----------------------------------------------------+	

6.2 Cómo darse de baja de una lista de LISTSERV

        +------------------------------------+
        |                                    |
        | To: listserv@listserv.ucm.es       |
        | Subject:                           |
        | =================================  |
        |                    		     |
        |unsub derecho                       |
        +------------------------------------+
recibirá a vuelta de correo un mensaje de confirmación de la baja.

6.3 Cómo enviar mensajes a una lista del LISTSERV

6.4 Cómo saber qué listas existen y cuáles son de interés

6.5 Cómo ver los miembros de una lista

6.6 Cómo buscar en los miembros de una lista

6.7 Cómo esconderse del comando REVIEW

6.8 Cómo revisar y modificar los parámetros de suscripción de un usuario

6.9 Opciones de suscripción a una lista

6.10 Consejos de suscripción

1. Listas con tráfico alto. En este caso es aconsejable suscribirse en forma de INDEX y solicitar los mensajes de interés. Y es extremadamente aconsejable en el caso de que el buzón suscrito a una lista activa sea accesible vía POP. La orden a enviar es:set nombre_lista index

2. Listas con tráfico moderado. En este caso es aconsejable suscribirse en forma de DIGEST recibiendo en un solo mensaje todas las contribuciones. La orden a enviar es:set nombre_lista digest

3. Ausencia temporal. En caso de ausencia temporal (vacaciones etc) es aconsejable deshabilitar la suscripción enviando la orden:set nombre_lista NOMAIL

Esto es muy aconsejable si el buzón suscrito a la lista es accesible vía POP y la lista mantiene un alto volumen. Cuando se vuelve de la ausencia temporal y se desee visualizar los artículos distribuidos es interesante acceder a los archivos de la lista.  

6.11 Cómo obtener información de una lista

6.12 Cómo acceder a los archivos de una lista

Todas las listas, mantienen un archivo histórico de todo lo que ha sido enviado y distribuido. Estos archivos son periódicos, generalmente mensuales o semanales. Existen dos alternativas de acceso a los archivos de una lista:

• Vía correo electrónico:

• Vía interfaz Web:

Potente herramienta de archivo de listas de distribución con interesantes opciones de búsqueda.

6.13 Cómo saber en qué listas de la UCM está dado de alta

  Tareas comunes para los propietarios de listas

1. Cómo obtener una clave de acceso

2. Cómo entrar en la interfaz Web de gestión de listas

3. Cómo añadir a un suscriptor

4. Cómo borrar un suscriptor

5. Cómo cambiar la configuración de un suscriptor

6. Cómo añadir a muchos suscriptores

7. Cómo cambiar la configuración de la lista

8. Cómo borrar un fichero de archivo

9. Cómo moderar una lista

Este apartado muestra las tareas más comunes que utilizarán los propietarios de listas.

6.1     Cómo obtener una clave de acceso

Para poder utilizar la interfaz de Web para administrar su lista hay que obtener una clave de acceso. Para ello acceda a la página principal de la interfaz de Web del LISTSERV, http://listserv.ucm.es/cgi.bin/wa

En dicha página, pulse en el enlace a la página llamada Gestión de Listas. Se abrirá una pantalla que dice “Login Required”. Si es la primera vez que accede, necesitará la clave antes de continuar. Pulse en el enlace de Obtener una clave de LISTSERV. Aparecerá una pantalla donde debe de teclear su dirección de correo y dos veces la palabra clave. Pulse en Registrar clave, y le aparece una pantalla de Confirmación de correo. LISTSERV acepta su petición de clave de acceso, pero para su protección, el programa le envía un correo a la dirección que ha escrito. Una vez que le llegue el correo siga las instrucciones para validar la clave, o por correo electrónico o mediante la interfaz de Web.

6.2     Cómo entrar en la interfaz Web de gestión de listas

Para entrar en la interfaz de Web, hay que entrar utilizando la clave de acceso que se creó siguiendo los pasos del apartado anterior.

Para acceder a la página de gestión, pulse en el enlace de Gestión de listas, aparecerá una pantalla pidiéndole la palabra clave, tecléela y pulse en Login. Esa palabra clave se salva, y le informa de que una “cookie” se ha instalado en su PC, para que LISTSERV la recuerde la próxima vez que visite la lista.

También puede entrar sin guardar la “cookie”, pero al cabo de 15 minutos su sesión se cerrará y tendrá que volver a entrar. Para eliminar la cookie de su PC pulse “Log off”.

6.3     Cómo añadir a un suscriptor

Para añadir a un suscriptor, desde la interfaz Web, pulse en el botón de Suscriptores en la interfaz de gestión de listas, aparecerá la pantalla de gestión de cuentas, baje hasta localizar la sección de añadir un nuevo usuario a la lista, teclee el nombre y la dirección de correo. Seleccione ‘enviar un mensaje de bienvenida’ si lo desea o seleccione ‘no notificar al usuario’ para que no reciba ninguna notificación de que se le ha añadido a la lista. Pulse en el botón de Añadir a la lista.

6.4     Cómo borrar un suscriptor

Para borrar a un suscriptor, desde la interfaz de Gestión de listas, pulsar en el botón de suscriptores de la lista, vaya a la sección de Examinar o borrar una suscripción, teclee la dirección de correo del suscriptor a borrar, pulse en el campo de búsqueda, y aparecerá una pantalla donde deberá decidir si quiere o no enviarle notificación a ese suscriptor, seleccione lo que desee y luego pulse la tecla Borrar.

Si usted no sabe la dirección de correo electrónico exacta del usuario a borrar, puede buscar las direcciones, usando “*”, tanto en el nombre como en la dirección.

6.5     Cómo cambiar la configuración de un suscriptor

Si desea modificar la dirección de correo, el nombre, el tipo de suscripción o propiedades de la lista, desde la interfaz Web, pulse en el botón de suscriptores en la página de gestión de listas. También puede notificar o no al suscriptor del cambio realizado.

6.6     Cómo añadir a muchos suscriptores

Para añadir a una lista de suscriptores de una vez, hay que preparar un fichero de texto que contenga las direcciones de correo de dichas personas y sus nombres. Este fichero debe de tener una dirección por correo en cada línea, y el nombre de la persona en la misma línea separado por al menos un espacio en blanco o tabulación. Los nombres son opcionales. Por ejemplo:

ab@ejemplo.com                        Ana Blanco

xyz@ejemplo.com          

user123@ejemplo.com    Usuario 123

Desde la interfaz Web, pulse el botón Bulk de Gestión de listas de distribución, teclee el nombre completo del fichero que tenía preparado con las direcciones de correo o pulse Browse para localizarlo y seleccionarlo.

Bajo la opciones de “Function”, seleccione “Add the imported addresses to listname; do not remove any subscribers”. Pulse en Submit. Aparecerá un informe con los resultados, por si hubiese direcciones no válidas, el número total de direcciones añadidas, las direcciones que existían ya en la lista, el número de direcciones duplicadas…

El mismo procedimiento es el usado para borrar a los suscriptores listados en el fichero de una lista o para remplazar completamente los suscriptores.

Para utilizar comandos de listserv desde un mensaje de correo, utilice el siguiente:

6.7     Cómo cambiar la configuración de la lista

La cabecera de la lista incluye la configuración de la lista, y su comportamiento bajo ciertas circunstancias. La cabecera contiene claves y sus valores. Por lo que para cambiar la configuración de la lista hay que cambiar la cabecera.

6.7.1     Cómo obtener ayuda de las claves de la cabecera

Si no está seguro de qué claves modificar o qué valores asignarlas, use el Asistente de la interfaz de Web. Este asistente incluye descripciones de todas las claves y también cómo modificarlas.

6.7.2     Cómo cambiar la cabecera directamente

Si usted sabe qué clave debe modificar o añadir, puede utilizar la página de configuración de la Interfaz de Web.

Para obtener una copia de la cabecera, envíe el siguiente comando al LISTSERV:

6.7.3     Cómo añadir comentarios a la cabecera

Los comentarios a la cabecera se pueden añadir mediante el interfaz Web, en Configuración o actualizándola mediante correo electrónico. Para añadir estos comentarios, simplemente tecléelos, antes o después de las claves. No ponga comentarios entre las claves y sus valores. Una entrada que no tenga un “=” será tratada como un comentario. Si utiliza el correo electrónico para añadir los comentarios, todas las líneas de la cabecera, incluyendo los comentarios, deben comenzar por un asterisco (“*”).

6.7.4     Cómo ocultar partes de la cabecera

Partes de la cabecera pueden ocultarse al público mediante el interfaz de Web en Configuración o por correo electrónico. Para ocultar utilice la directiva

.HH ON

en una línea antes de la primera línea que desea ocultar y para activarlo mediante

.HH OFF

en una línea después de la última línea a ocultar.

6.8     Cómo borrar un fichero de archivo

Si su lista está configurada con Notebook=Yes, puede ocasionalmente necesitar borrar los ficheros de archivo para liberar espacio en disco o para que no se acceda a información obsoleta. Para prevenir borrados accidentales, los ficheros de archivo sólo se pueden borrar mediante correo electrónico.

Primero necesita localizar qué ficheros dispone la lista, para ello envíe el comando:

INDEX nombre_lista

LISTSERV le enviará una lista con los ficheros asociados a su lista, por ejemplo:

*

* Archive files for the LOURDES-L list at LISTSERV.UCM.ES

* (monthly logs)

*

* filename      filetype        GET PUT size (bytes) date       time

* --------      --------        --- --- ------------ ---------- --------

  MILISTA-L     LOG0312         LOG OWN       12,324 2003-09-16 13:36:41

  MILISTA-L     LOG0313         LOG OWN       50,837 2003-10-10 17:10:03

  MILISTA-L     LOG0314         LOG OWN       34,103 2003-11-26 09:17:32

Si desea retener una copia del fichero de archivo, obténgala con el comando GET, antes de borrarlo:

6.9     Cómo moderar una lista

Antes de poder acceder a la interfaz Web de moderación debe de obtener una palabra clave de LISTSERV, si no la tiene, obténgala viendo el apartado 6.1.

Desde la página principal del menú de LISTSERV, pulse en el enlace a la interfaz de Moderación de listas de la UCM. Si usted es el propietario de la lista, también puede acceder pulsando el botón de Moderador desde la interfaz de Gestión de listas. Le pedirá el usuario y la clave, una vez tecleado, si no hay mensajes esperando a ser moderados le aparecerá un mensaje comunicándoselo, si existen mensajes esperando a ser aprobados, en la interfaz aparecerá la lista de ellos. Usted puede aprobarlos o rechazarlos, seleccionando la acción correspondiente. Puede ver el mensaje antes de decidir.

Cuando un mensaje es enviado a una lista moderada, el moderador recibirá un correo de LISTSERV requiriendo su aprobación. El documento a enviar va asociado a este correo. Para aprobarlo, puede pulsar en el enlace que se le suministra en el mensaje o puede enviar un mail respondiendo a ese mensaje y con la palabra “OK” en el cuerpo del mensaje. Si no lo hace, el mensaje expirará o no se distribuirá o puede rechazar un mensaje antes de su expiración, respondiendo con el comando “OK CANCEL”.

8 Si tiene problemas con la lista