Flow es una herramienta para organizar, citar y compartir. Toma la experiencia de Refworks, que fue creado en 2001 y no es apto para su uso en dispositivos móviles. Flow está adaptado a ellos.
Funciona sólo en línea, con la mayoría de los navegadores. No tiene copia de seguridad, aunque los textos completos pueden incluirse en Dropbox y cuenta con opciones de exportar.

Si creamos una cuenta con la cuenta de correo institucional (@ucm.es) comprueba automáticamente que pertenecemos a una de las instituciones autorizadas y elimina la necesidad de usar una determinada IP, validación adicional o similares. Además de permitir compartir más fácilmente con los que pertenecen a una misma institución.

Una de sus características principales es que junto a las referencias puede guardarse el texto completo, pudiendo leerlo desde la propia interfaz con un visor propio que lee html, pdf o documentos de Office. También es posible subrayar y añadir notas, aunque estos añadidos no pueden descargarse junto con el texto sino verse únicamente en el programa.

Se pueden añadir documentos desde el menú: de uno en uno. Si se hace arrastrando se pueden cargar más. Si el documento tiene la información organizada adecuadamente cargará los metadatos.

La información se organiza en carpetas (la que se llama Recent contiene documentos de los últimos 30 días) que se ordenan según la fecha de creación. Cada documento puede estar en más de una. Para buscar en ellas cuenta con un buscador básico.

Las diferencias entre Flow y Refworks pueden verse en http://help.flow.proquest.com/customer/portal/articles/1349595-how-does-flow-relate-to-refworks-. Algunas de las que más pueden llamar la atención de un usuario de Refworks son:

• Tiene menos campos (de 60 a 30; aunque 15 eran de usuario de Refworks que ya no son necesarios) y tipologías documentales (por ejemplo, ya no programa informático, ley, caso, presentación. Han añadido una que es Genérico. También alguno nuevo como artwork para obras de arte).
• No tiene búsqueda avanzada, no puede buscar en catálogos con Z39-50, etc.

Permite importar referencias desde cualquier gestor. Para hacerlo desde Refworks sólo hay que autorizar el acceso e importará automáticamente las colecciones (que ahora serán carpetas) sin repetir los que ya estén incluidos.

Se integra con Proquest, Summon y Ebrary. En el primero hay una opción que dice Guardar en Flow BETA, cuando nos encontramos en el formato de Cita/resumen.
Para otros proveedores se ha creado el botón Save to Flow (es un web scraper) que se puede incorporar a las barras de herramientas de los navegadores y que se activa desde Tools Flow (se accede después de pinchar en nuestro nombre una vez dentro de Flow). Funciona en un número considerable de fuentes de información, incluyendo Google Scholar. Permite recuperar las referencias.

Las opciones de compartir son de las más interesantes e incluyen la anotación conjunta de documentos o el uso de las opciones de cita en Googledocs, para lo que se cuenta con un plugin. La opción de crear bibliografía es sencilla y también cuenta con un plugin para utilizar con Word.

De momento coexistirá con Refworks. En un futuro se fusionarán; pero no hay fecha.

Ayuda sobre Flow en http://help.flow.proquest.com/ También nuestra Biblioteca de la Facultad de Ciencias Químicas ha creado un tutorial.

Puede verse una sesión de formación en línea grabada desde http://www.proquest.com/go/webinars-flowadmins (buscar Marta Estruch, 28 de enero de 2015)